Ut av Fiken
Dette får du ut
Det er to veier ut: SAF-T-fila og eksportene fra listene. SAF-T er det lovfestede standardformatet for bokførte opplysninger (bokføringsforskriften § 7-8) — den fila skal ethvert norsk regnskapssystem kunne gi deg. Formatet er offentlig dokumentert av Skatteetaten, så innholdet er kjent på forhånd:
- Hele kunderegisteret: navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson, e-post, telefon og betalingsbetingelser
- Leverandørregisteret, med samme dybde
- Full kontoplan, med den standardiserte klassifiseringen Skatteetaten krever
- Alle bokførte transaksjoner, med fakturanummer, KID, forfallsdato og mva-kode
- Dimensjonene — prosjekt, avdeling og lignende — som navn
I tillegg vil dere ha det operative ut som CSV eller Excel: kontaktene, produktene, fakturaoversikten, tilbudene og eventuelle prosjekter og timer. Nedlastingene flytter på seg mellom versjoner, så vi dikter ikke opp menyklikk her — søk på «eksport» og «SAF-T» i hjelpesidene til Fiken, så finner dere stegene som gjelder for deres konto.
Ærlig
Dette følger ikke med i SAF-T-fila
SAF-T-fila ser komplett ut — hele hovedboken ligger der. Men formatet er laget for bokettersyn, ikke for systembytte, og i Norge er hele dokumentdelen av standarden tom. Dette finnes ikke i fila, uansett hvilket system den kommer fra:
- Fakturalinjene. Fakturaene ligger i fila som posteringer i hovedboken, ikke som dokumenter med varelinjer.
- Jobber, ordrer, timeføringer, materiellforbruk, tilbud og lagerbeholdning. SAF-T er et regnskapsformat — den operative historikken finnes ikke i det.
- Vedlegg og dokumenter. Bilagsbilder, fakturakopier og kontrakter følger ikke med.
- Mer enn ett regnskapsår per fil. Femten års historikk er minst femten filer.
- Kunder uten bevegelse. En fil kan lovlig utelate kunder uten aktivitet eller saldo i perioden — be om flere årganger hvis det gamle kunderegisteret er poenget.
- År før 2020. Kravet gjelder først fra bokføringsår som startet 1. januar 2020, så eldre år er ikke garantert.
Tilbudene og timene finnes altså ikke i SAF-T-fila — de må ut som egne eksporter. Det samme gjelder vedleggene: kvitteringer og fakturakopier dere har lastet opp i Fiken, må hentes ned for seg.
Inn i Arbeidslink
Dette leser importen vår i dag
Importmotoren leser CSV, Excel (XLSX) og JSON, kjenner igjen vanlige norske kolonnenavn og foreslår koblingen mot våre felter selv. SAF-T-fila (XML) kan den nå lese direkte: kunderegisteret og fakturahistorikken hentes rett fra fila — fakturaene rekonstrueres fra kundereskontroen i hovedboken, med fakturanummer, dato, beløp og betalt-status, men uten varelinjer (de finnes ikke i formatet). Én fil gir altså to importer: ta kunderegisteret først, så fakturahistorikken — og har dere mange år, én SAF-T-fil per regnskapsår. Resten av det operative flytter vi fortsatt med CSV- og Excel-eksportene fra Fiken.
- Kunder og kontaktpersoner — med dublettsjekk mot det som finnes fra før — også rett fra SAF-T-fila
- Materiell og produktregister — dublettsjekk på varenummer
- Ansatte
- Prosjekter — med kontraktssum og budsjett
- Fakturahistorikk — fakturanummer, dato, beløp og status — ikke varelinjene; også rett fra SAF-T-fila
- Jobber og ordrer
- Tilbud
- Timeføringer
- Lagerbeholdning
Leverandørregisteret og fakturalinjene har vi ikke import for i dag — det står over, og det gjelder også her. Hver import kjøres først som forhåndsvisning: dere ser rad for rad hva som blir opprettet, hva som er duplikat og hva som feiler, før noe skrives. Og importen kan rulles tilbake etterpå — med ett ærlig unntak: lagerjusteringer, og det sier importen fra om før dere kjører den.
Spørsmål
Vanlige spørsmål
Kan vi laste SAF-T-fila rett opp i Arbeidslink?
Ja. Importen leser SAF-T-fila direkte og henter ut kunderegisteret og fakturahistorikken (fakturaene rekonstrueres fra hovedboken — uten varelinjer, de finnes ikke i formatet). Last opp selve .xml-fila; er nedlastingen pakket som ZIP, pakker dere den ut først. Alt vises i forhåndsvisningen før noe skrives. Tilbudene og timene ligger ikke i SAF-T — de tar dere fortsatt ut som egne eksporter. Ta uansett vare på én SAF-T-fil per regnskapsår: den er den lovfestede kopien av regnskapet deres.
Må vi si opp Fiken for å ta i bruk Arbeidslink?
Nei. Mange beholder Fiken til regnskapet og bruker Arbeidslink til den operative delen — tilbud, jobber, timer, materiell og dokumentasjon. De to gjør forskjellige jobber, og dere velger selv om og når regnskapet skal flytte.
Kan vi ikke bare gi dere API-nøkkelen vår, så henter dere alt?
Nei. Personlige API-nøkler i Fiken er personlige med vilje — vilkårene til Fiken tillater ikke at de deles med tredjeparter, og det er en fornuftig regel som vi respekterer. En direkte kobling måtte vært registrert som egen integrasjon hos Fiken, og den har vi ikke i dag. Flyttingen gjør vi med eksportfiler: de er deres, og dere får dem ut selv.
Hva med oppbevaringsplikten for regnskapet?
Den ligger hos bedriften, ikke hos systemet, og et bytte endrer den ikke. Bokførte opplysninger skal som hovedregel oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt, enkelte dokumenttyper lenger. Ta ut SAF-T per år, behold bilagene, og avklar detaljene med regnskapsføreren.
Hva koster dataoverføringen?
Ingenting. Den er inkludert, og vi gjør den sammen med dere — forhåndsvisning først, og ingenting skrives før dere har sett resultatet rad for rad.
Vil dere se hva som faktisk kommer over?
Send oss en eksportfil fra Fiken — kontaktlista er en fin start — så kjører vi en forhåndsvisning og viser dere rad for rad hva som blir med. Uforpliktende, og ingenting skrives.
Flere guider: Eksport fra Tripletex · Eksport fra PowerOffice Go · Bytte fra Cordel