Hopp til innhold
ArbeidslinkArbeidslink

Eksport fra PowerOffice Go

Mange bruker PowerOffice Go sammen med regnskapsføreren sin, og da er det gjerne byrået som har alle tilgangene. Her er hva som skal ut når den operative hverdagen flytter til Arbeidslink — enten dere henter filene selv eller bestiller dem fra byrået.

Ut av PowerOffice Go

Dette får du ut

To ting skal ut: SAF-T-fila og CSV/Excel-eksportene. SAF-T er standardformatet Skatteetaten krever at bokførte opplysninger kan leveres i (bokføringsforskriften § 7-8) — den fila skal ethvert norsk regnskapssystem kunne gi deg. Formatet er offentlig dokumentert, så vi vet nøyaktig hva den gir:

  • Hele kunderegisteret: navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson, e-post, telefon og betalingsbetingelser
  • Leverandørregisteret, med samme dybde
  • Full kontoplan, med den standardiserte klassifiseringen Skatteetaten krever
  • Alle bokførte transaksjoner, med fakturanummer, KID, forfallsdato og mva-kode
  • Dimensjonene — prosjekt, avdeling og lignende — som navn

Det operative tar dere ut som CSV eller Excel: kundene, produktene, fakturajournalen, prosjektene og timene. Hvor eksportene ligger avhenger av rolle og oppsett — søk på «eksport» og «SAF-T» i hjelpesidene til PowerOffice, eller gjør det enkleste: be regnskapsføreren. For byrået er dette en helt vanlig bestilling.

Ærlig

Dette følger ikke med i SAF-T-fila

SAF-T-fila ser komplett ut — hele hovedboken ligger der. Men formatet er laget for bokettersyn, ikke for systembytte, og i Norge er hele dokumentdelen av standarden tom. Dette finnes ikke i fila, uansett hvilket system den kommer fra:

  • Fakturalinjene. Fakturaene ligger i fila som posteringer i hovedboken, ikke som dokumenter med varelinjer.
  • Jobber, ordrer, timeføringer, materiellforbruk, tilbud og lagerbeholdning. SAF-T er et regnskapsformat — den operative historikken finnes ikke i det.
  • Vedlegg og dokumenter. Bilagsbilder, fakturakopier og kontrakter følger ikke med.
  • Mer enn ett regnskapsår per fil. Femten års historikk er minst femten filer.
  • Kunder uten bevegelse. En fil kan lovlig utelate kunder uten aktivitet eller saldo i perioden — be om flere årganger hvis det gamle kunderegisteret er poenget.
  • År før 2020. Kravet gjelder først fra bokføringsår som startet 1. januar 2020, så eldre år er ikke garantert.

Timene og prosjektene finnes altså bare i de operative eksportene, og bilagsdokumentene må hentes ned for seg. Bestiller dere fra regnskapsføreren: be om SAF-T per regnskapsår pluss CSV av listene over, i én og samme bestilling.

Inn i Arbeidslink

Dette leser importen vår i dag

Importmotoren leser CSV, Excel (XLSX) og JSON, kjenner igjen vanlige norske kolonnenavn og foreslår koblingen mot våre felter selv. SAF-T-fila (XML) kan den nå lese direkte: kunderegisteret og fakturahistorikken hentes rett fra fila — fakturaene rekonstrueres fra kundereskontroen i hovedboken, med fakturanummer, dato, beløp og betalt-status, men uten varelinjer (de finnes ikke i formatet). Én fil gir altså to importer: ta kunderegisteret først, så fakturahistorikken — og har dere mange år, én SAF-T-fil per regnskapsår. Resten av det operative flytter vi fortsatt med CSV- og Excel-eksportene fra PowerOffice Go.

  • Kunder og kontaktpersoner — med dublettsjekk mot det som finnes fra før — også rett fra SAF-T-fila
  • Materiell og produktregister — dublettsjekk på varenummer
  • Ansatte
  • Prosjekter — med kontraktssum og budsjett
  • Fakturahistorikk — fakturanummer, dato, beløp og status — ikke varelinjene; også rett fra SAF-T-fila
  • Jobber og ordrer
  • Tilbud
  • Timeføringer
  • Lagerbeholdning

Leverandørregisteret og fakturalinjene har vi ikke import for i dag — det står over, og det gjelder også her. Hver import kjøres først som forhåndsvisning: dere ser rad for rad hva som blir opprettet, hva som er duplikat og hva som feiler, før noe skrives. Og importen kan rulles tilbake etterpå — med ett ærlig unntak: lagerjusteringer, og det sier importen fra om før dere kjører den.

Spørsmål

Vanlige spørsmål

Kan vi laste SAF-T-fila rett opp i Arbeidslink?

Ja. Importen leser SAF-T-fila direkte og henter ut kunderegisteret og fakturahistorikken (fakturaene rekonstrueres fra hovedboken — uten varelinjer, de finnes ikke i formatet). Be om én SAF-T-fil per regnskapsår og last opp selve .xml-fila; er den pakket som ZIP, pakk den ut først. Alt vises i forhåndsvisningen før noe skrives. Timene og prosjektene ligger ikke i SAF-T — de tar dere fortsatt ut som CSV eller Excel. Arkiver uansett SAF-T-filene: de er den lovfestede kopien av regnskapet deres.

Må vi si opp PowerOffice Go for å ta i bruk Arbeidslink?

Nei. Mange beholder PowerOffice Go til regnskapet — gjerne hos regnskapsføreren — og bruker Arbeidslink til tilbud, jobber, timer, materiell og dokumentasjon. Regnskapet og den operative hverdagen er to forskjellige jobber.

Regnskapsføreren vår styrer PowerOffice Go — hvordan gjør vi dette?

Be byrået om SAF-T-fil for hvert regnskapsår, pluss CSV- eller Excel-eksport av kunder, produkter, fakturajournal og eventuelle timer og prosjekter. Det er en vanlig bestilling, regnskapsføreren beholder tilgangene sine som før, og ingenting i regnskapet endres av flyttingen.

Hva med oppbevaringsplikten for regnskapet?

Den ligger hos bedriften, ikke hos systemet, og et bytte endrer den ikke. Bokførte opplysninger skal som hovedregel oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt, enkelte dokumenttyper lenger. Ta vare på SAF-T per år og bilagene, og avklar detaljene med regnskapsføreren.

Hva koster dataoverføringen?

Ingenting. Den er inkludert, og vi gjør den sammen med dere — forhåndsvisning først, og ingenting skrives før dere har sett resultatet rad for rad.

Vil dere se hva som faktisk kommer over?

Send oss en eksportfil fra PowerOffice Go — kundelista er en fin start — så kjører vi en forhåndsvisning og viser dere rad for rad hva som blir med. Uforpliktende, og ingenting skrives.

Flere guider: Eksport fra Tripletex · Eksport fra Fiken · Bytte fra Cordel