Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 5 om spesifikasjoner av bokførte opplysninger, bokføringsforskriften kapittel 6 om dokumentasjon av varelager, og bransjens felles vareregister med EL-nummer.
Hva som må være på plass først
Artikkelregisteret må inneholde de varene dere faktisk bruker, med riktig identifikasjon. I elektrobransjen er EL-nummeret nøkkelen, og strekkoden på emballasjen inneholder normalt en kode som kan kobles mot artikkelen.
Er registeret ufullstendig, gir skanningen ukjent vare, og da slutter folk å bruke det etter tredje gang. Rydd derfor registeret først: fjern døde artikler, kontroller at de mest brukte finnes med riktig nummer og pris, og sørg for at nye artikler kommer inn automatisk fra leverandøren.
- Artikkelregister ryddet før utrulling
- De hundre mest brukte varene kontrollert manuelt
- Automatisk oppdatering fra leverandørens prisfil
- En rutine for å legge inn ukjente varer på stedet
Skann ved uttak, ikke ved fakturamottak
Poenget med skanning er å fange forbruket der og da, på det oppdraget det gjelder. Skanning som gjøres når grossistfakturaen kommer, gir ikke annet enn en raskere bokføring — koblingen til oppdraget er allerede tapt.
Det betyr at skanningen skjer i bilen, på lageret eller på byggeplassen, av den som bruker varen. Da må løsningen fungere uten nett, fordi mange kjellere og tekniske rom ikke har dekning, og registreringen må lagres og sendes når nettet kommer tilbake.
Kappede varer og bulk
Kabel som kappes av en trommel, rør som kuttes og skruer som tas fra en eske lar seg ikke skanne per enhet. Dette er den vanligste praktiske innvendingen, og den er berettiget.
Løs det med en kombinasjon: skanning for stykkvarer og en enkel mengderegistrering for bulk, gjerne ved å skanne trommelen og oppgi antall meter. Perfeksjon er ikke målet. En bedrift som fanger nitti prosent av materiellet på riktig oppdrag, har løst problemet, mens en som krever hundre prosent får null fordi ingen orker.
Innføringen i praksis
Start med én montør og én uke. Finn ut hvor mange varer som ikke gjenkjennes, hvor lang tid skanningen faktisk tar, og hva som er irriterende. Rett det, og rull deretter ut med den montøren som forklarer.
Forklar samtidig hvorfor. En montør som tror skanningen er kontroll av ham, gjør det motvillig. En montør som forstår at jobben han gjorde blir fakturert riktig og at kalkylen neste gang blir bedre, gjør det fordi det gir mening. Vis ham gjerne et konkret eksempel på en jobb der materiell manglet og hva det kostet.
Vanlige spørsmål
Trenger vi egne skannere?
Telefonkameraet holder for de fleste, og det er utstyr montørene alltid har med. Egne skannere er raskere ved høyt volum på et sentrallager, men de blir liggende igjen i bilen ute i felt.
Hva gjør montøren når varen ikke gjenkjennes?
Det må finnes en enkel vei: registrer manuelt med beskrivelse og antall, og la noen legge varen inn i registeret etterpå. Uten den utveien blir ukjente varer bare hoppet over.
Les videre
- Artikkelregister: slik setter du det opp så prisene stemmer — Registeret må være ryddet før skanning i det hele tatt kan innføres.
- Sentrallager i elektrikerbedriften: sortiment, plassering og påfyll — Uttaksregistrering er selve poenget med både lager og skanning.
- Gikk jobben med tap: slik finner du ut av det — Uregistrert materiell er en av de fire stedene tapet skjuler seg.
- Svinn på materiell: hvor det blir av og hva som virker — Skanning er det mest effektive enkelttiltaket mot uregistrert forbruk.