Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 13 om oppbevaring av regnskapsmateriale og § 3 om pliktig regnskapsrapportering.
Fristene
Primær regnskapsdokumentasjon skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Det omfatter årsregnskap og annen pliktig rapportering, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger — altså bilagene — og dokumentasjon av regnskapssystemet. Sekundærdokumentasjon, som avtaler og korrespondanse av betydning, har kortere frist.
Fem år regnes fra utgangen av regnskapsåret, ikke fra bilagsdatoen. En faktura fra januar 2026 skal med andre ord oppbevares til utgangen av 2031, ikke til januar 2031.
Formen materialet skal ha
Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Det skal kunne fremlegges i en form som gjør etterkontroll mulig i hele oppbevaringsperioden. Elektronisk oppbevaring er tillatt, men da må det du lagrer faktisk kunne leses gjennom hele perioden.
Det er her de fleste bommer. En eksport fra et system dere ikke lenger abonnerer på, i et format ingen kan åpne, oppfyller ikke kravet. Ved systembytte er reglene om oppbevaring en av de tingene som må avklares før du sier opp det gamle abonnementet.
- Ordnet, sikret mot endring og tap.
- Lesbart i hele perioden, også etter systembytte.
- Tilgjengelig for kontroll uten uforholdsmessig arbeid.
- Elektronisk lagring er tillatt, papir er ikke påkrevd.
Det som er spesielt for bygg og anlegg
For en elektrikerbedrift er det ikke bare fakturaene som er oppbevaringspliktige. Timelistene som dokumenterer medgått tid, prosjektregnskapene og underlaget for dem er også regnskapsmateriale, og de er ofte det Skatteetaten faktisk ber om ved kontroll.
Ved siden av bokføringsreglene løper helt andre frister for teknisk dokumentasjon: samsvarserklæringer og anleggsdokumentasjon skal følge anlegget så lenge det finnes. De to systemene har ulik logikk, og du kan ikke rydde i det ene med det andres frister.
Vanlige spørsmål
Kan vi kaste papirbilagene når de er skannet?
Elektronisk oppbevaring er tillatt så lenge materialet er ordnet, sikret og lesbart i hele perioden. Skanningen må gjengi bilaget fullstendig, og rutinen bør være beskrevet i regnskapssystemets dokumentasjon.
Hva med e-post om et prosjekt — er den oppbevaringspliktig?
Korrespondanse av vesentlig betydning for regnskapet er sekundærdokumentasjon med kortere frist. En e-post som dokumenterer en avtale om tilleggsarbeid, bør uansett tas vare på fordi den er beviset ditt i en tvist.
Les videre
- Dokumentasjon av medgått tid — timekravet i bokføringsreglene — Timelistene er regnskapsmateriale med samme oppbevaringsplikt.
- Sletting av personopplysninger — og de fristene som slår tilbake — Slettekravene i personvernreglene kolliderer med oppbevaringsplikten.
- Kontinuitetsmåling — Måling av at PE og utjevning faktisk leder hele veien, med lav nok motstand.
- Avtalepris mot kunde: den må gjelde hele veien — Prisen en bestemt kunde er lovet. Verdiløs hvis den ikke slår gjennom hver gang.
- Bokføringsplikt — hva plikten faktisk innebærer i det daglige — Hvem som er bokføringspliktig, og hvilke prinsipper bokføringen må oppfylle.
- Omdanne enkeltpersonforetaket til aksjeselskap uten skattesmell — Skattefri omdanning med frist 1. juli, og listen over registreringer som må flyttes samtidig.
- Bytte regnskapsfører: timing, overlevering og frister som ikke må ryke — Velg tidspunkt ved årsskiftet, avtal overleveringen skriftlig, og fordel fristene i overgangen.