Hjemmel og kilde
Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, gitt med hjemmel i personopplysningsloven.
De to grunnlagene
Det første er driftshensyn: en montør er sykmeldt eller har sluttet, og en kunde venter på et svar som ligger i innboksen hennes. Det andre er begrunnet mistanke om grovt pliktbrudd eller annet forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Det finnes ikke et tredje grunnlag. Nysgjerrighet, generell kontroll eller ønske om å «se hvordan det ligger an» er ikke innsynsgrunnlag, uansett at kontoen er bedriftens.
Fremgangsmåten er en del av kravet
Arbeidstakeren skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsynet gjennomføres, og hun har rett til å være til stede — eventuelt med tillitsvalgt. Innsynet skal begrenses til det som er nødvendig for formålet, og arbeidstakeren skal etterpå få vite hva som ble gjort.
Gjennomføres innsynet uten varsel fordi varsling ville ødelagt formålet, skal arbeidstakeren informeres i etterkant. Det er også en dokumentasjonsplikt: hva ble undersøkt, hvorfor, av hvem, og hva ble funnet.
- Varsle på forhånd og gi anledning til å være til stede.
- Begrens innsynet til det som er nødvendig.
- Dokumenter grunnlag, omfang og resultat.
- Informer i etterkant dersom varsel ikke var mulig.
Reglene gjelder mer enn e-post
Forskriften omfatter også annet elektronisk lagret materiale i virksomhetens systemer — filområder, dokumenter og lignende personlig område. Det betyr at samme vurdering gjelder for mappa på serveren og for innholdet på en arbeidsmobil.
Et praktisk grep er å redusere behovet: legg kundekommunikasjon i felles saksystemer i stedet for i personlige innbokser. Da er ikke informasjonen låst inne hos én person, og du slipper å bruke innsynsreglene for å få tak i det bedriften uansett skulle hatt tilgang til.
Vanlige spørsmål
Kan vi lese e-posten til en som har sluttet?
Innsyn krever fortsatt et grunnlag, og reglene gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Den ryddige løsningen er å avtale hva som skjer med kontoen ved sluttoppgjøret.
Kan vi sette opp automatisk videresending av e-post ved fravær?
Automatisk videresending av all e-post til en leder er en form for løpende innsyn, og den er problematisk. Et autosvar med henvisning til en fellesadresse løser behovet uten å bryte reglene.
Hva om vi mistenker at en ansatt tar med kundelister?
Begrunnet mistanke om grovt pliktbrudd kan være et grunnlag. Følg fremgangsmåten i forskriften, dokumenter hvert steg, og vurder å ha en juridisk rådgiver med fra start.
Les videre
- Kan jeg se hvor montøren er i arbeidstiden? — Samme balanse mellom styringsrett og personvern, i en annen situasjon.
- Må bedriften ha personvernerklæring? — De ansatte skal også få vite hvordan opplysningene deres behandles.
- Innsyn i ansattes e-post — to lovlige grunner, og en fremgangsmåte som må følges — De to lovlige grunnlagene, varselet, retten til å være til stede og sletting ved fratreden.
- Avskjed ved grovt pliktbrudd: terskelen, prosessen og risikoen — Grovt pliktbrudd er terskelen. En avskjed som ikke holder, blir dyrere enn en oppsigelse.