Hjemmel og kilde
Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) § 12 sammenholdt med alminnelige krav til etterprøvbar dokumentasjon i DSBs veiledning.
Hva som må være sporbart
Poenget med en signatur er at noen kan konfronteres med den. Digitalt betyr det at systemet må kunne vise hvem som var innlogget da erklæringen ble signert, når signaturen ble satt, og at dokumentet ikke har blitt endret etterpå.
En signatur som er et bilde av en underskrift limt inn i et redigerbart dokument, gir ikke dette. Den kan flyttes til et annet dokument av hvem som helst, og har dermed liten bevisverdi den dagen noen bestrider hva som ble erklært.
- Identiteten til den som signerte, ikke bare et navn i et felt.
- Tidspunktet for signeringen, satt av systemet og ikke av brukeren.
- Et låst dokument etter signering, med tydelig spor hvis noe endres.
Signering ute i felt
Den praktiske gevinsten er stor. Erklæringen kan signeres på anlegget mens montøren fortsatt har alt friskt i minne, og kunden får den før bilen er ute av innkjørselen. Det fjerner den vanligste kilden til manglende dokumentasjon: at erklæringen skulle skrives senere, på kontoret, av noen som ikke var der.
En ting må håndteres bevisst: dårlig dekning. Systemet må kunne signere lokalt og synkronisere når nettet kommer tilbake, og tidspunktet må da være tidspunktet for signeringen — ikke for synkroniseringen.
Utlevering og lagring i etterkant
Digital signering endrer ikke hvem som skal ha dokumentet. Eier skal ha erklæringen, og et lagringssted kunden ikke har tilgang til er ikke levering. En nedlastbar PDF, en e-post eller en varig lenke kunden faktisk kan åpne er alle akseptable måter, så lenge dokumentet er identisk med det som ble signert.
Husk at eieren kan bli en annen. Selges boligen om ti år, må dokumentet fortsatt kunne åpnes uten en konto hos leverandøren deres. Det taler for å levere en fil kunden eier, i tillegg til lenken.
Vanlige spørsmål
Må vi bruke BankID?
Nei, forskriften krever ingen bestemt signaturløsning. BankID gir sterk identifikasjon, men for en erklæring fra virksomheten er innlogget bruker i et system med sporbar logg normalt tilstrekkelig.
Kan kunden nekte å ta imot digitalt?
Kunden kan be om papir, og det er ofte enkelt å imøtekomme ved å skrive ut den signerte filen. Innholdet og signaturen er den samme uansett format.
Les videre
- Digital levering av dokumentasjon: hva må til? — Samme spørsmål for resten av dokumentasjonsbunken.
- Hvem kan skrive under samsvarserklæring? — Hvem signaturen må komme fra, digitalt eller ikke.
- Kan kunden kreve samsvarserklæring i ettertid? — Ja — erklæringen er en del av leveransen, og kravet står seg over tid.
Slik gjør Arbeidslink det
Erklæringen signeres i Arbeidslink-appen på jobben og låses ved signering, med hvem og når registrert. Er montøren uten dekning, lagres signeringen lokalt og synkroniseres etterpå med tidspunktet fra da den faktisk ble satt.