Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 5 og 7 om spesifikasjoner og ajourhold, bokføringsforskriften om dokumentasjon av balansen, og skattebetalingsloven § 5-12 om skattetrekkskonto.
De fem avstemmingene
Bank: saldo i regnskapet mot kontoutskrift, med forklaring på alle differanser. Kunder: sum kundereskontro mot kundefordringer i balansen. Leverandører: samme øvelse på leverandørsiden. Merverdiavgift: avgiftskontoene mot innsendt melding for perioden. Lønn: skyldig forskuddstrekk mot skattetrekkskonto, skyldig arbeidsgiveravgift og skyldige feriepenger mot beregningsgrunnlaget.
Alle fem har det til felles at de sammenligner regnskapet mot en uavhengig kilde. Det er hele poenget: et tall som bare finnes i regnskapet, kan ikke avstemmes mot noe, og da vet du ikke om det er riktig.
- Bank mot kontoutskrift
- Kundereskontro mot balansen
- Leverandørreskontro mot balansen
- Avgiftskontoer mot innsendt mva-melding
- Skattetrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger mot grunnlaget
Skattetrekket er den viktigste
Forskuddstrekk er ikke bedriftens penger. Skattebetalingsloven § 5-12 krever at beløpet settes på egen skattetrekkskonto eller sikres på annen godkjent måte, og avstemmingen kontrollerer at det faktisk har skjedd.
Er det avvik her, er det alvorlig. Det betyr enten at overføringen ikke er gjort, eller at beregningen er feil. Begge deler får konsekvenser, både for bedriften og for de ansatte, og begge deler blir vesentlig verre av å oppdages i februar året etter i stedet for i den måneden det skjedde.
Hva avvik faktisk betyr
En differanse i bank betyr som regel manglende bokføring, dobbeltbokføring, eller en betaling som ikke er koblet. En differanse på kundereskontro betyr ofte innbetalinger som ikke er matchet mot faktura, og det gir feil purregrunnlag.
Avvik på avgiftskontoene betyr feil kontering av bilag, og det er den differansen som må undersøkes grundigst, siden den påvirker det som allerede er rapportert. Skriv ned forklaringen på hvert avvik du finner. Gjentar den samme forklaringen seg tre måneder på rad, har du ikke et avvik, du har en rutine som ikke fungerer.
Gjør det til en fast rutine
Sett en fast dag i måneden, gjerne når kontoutskriften er klar og lønn er kjørt. Bruk samme rekkefølge hver gang, og dokumenter avstemmingen med dato og signatur eller elektronisk godkjenning.
Dokumentasjonen har to formål. Den viser at kontrollen er gjort, noe som er relevant både for revisor og ved et bokettersyn. Og den gjør at neste måned starter fra et kjent punkt, slik at du bare trenger å forklare det som har endret seg. Uten dokumentasjon avstemmer du hele historikken på nytt hver gang.
Vanlige spørsmål
Kan regnskapsføreren gjøre avstemmingene?
Ja, og for mange er det riktig. Be likevel om å få se resultatet, særlig på skattetrekk og merverdiavgift. Ansvaret for at tallene er riktige, ligger hos bedriften uansett hvem som gjør arbeidet.
Hvor lang tid tar en månedlig avstemming?
En time når rutinen sitter og forrige måned var avstemt. Første gang tar det lenger, fordi du må rydde i gamle differanser før du har et kjent utgangspunkt.
Hva om vi finner en differanse vi ikke kan forklare?
Ikke la den ligge. Ta den med regnskapsfører mens transaksjonene er ferske. En uforklart differanse som blir stående, vokser og gjør alle senere avstemminger vanskeligere.
Les videre
- Mva-meldingen for en elektriker: hva innholdet betyr — Avgiftsavstemmingen er det som gjør at meldingen faktisk stemmer.
- Føre regnskapet selv: hva du kan overta og hva du bør la ligge — Avstemmingene er kvalitetskontrollen når dere fører selv.
- Årsoppgjør i elektrikerbedriften: hva som skjer og når — Avstemte måneder gjør årsoppgjøret raskere og billigere.
- Kjøre lønn første gang: rekkefølge, frister og fallgruver — Lønnsavstemmingen henger direkte sammen med lønnskjøringen.