Hjemmel og kilde
Regnskapsloven om årsregnskap og innsending til Regnskapsregisteret, aksjeloven § 5-5 om ordinær generalforsamling, skatteforvaltningsloven om skattemelding for næringsdrivende, og bokføringsloven § 13 om oppbevaring.
Januar: rydd før noen begynner å regne
Sørg for at alt er fakturert som kan faktureres, at alle leverandørfakturaer for året er mottatt og bokført, og at bankkontoene er avstemt til siste dag. Tell varelageret og dokumenter tellingen.
Dette er den delen bedriften selv eier, og den avgjør hvor lang og hvor dyr resten blir. Et årsoppgjør som starter med at femten fakturaer mangler og at lageret ikke er telt, blir både forsinket og upresist. Sett av en dag i første uke av januar til dette, og gjør det til et fast punkt i årshjulet.
- Alt fakturerbart er fakturert per 31. desember
- Alle leverandørfakturaer for året er mottatt
- Bank, kunde- og leverandørreskontro er avstemt
- Varelageret er telt og tellingen dokumentert
Uferdige arbeider er den viktigste vurderingen
Arbeid som er utført men ikke fakturert ved årsskiftet, er en verdi bedriften har. Arbeid som er fakturert men ikke utført, er en forpliktelse. Begge må vurderes, og bare du og montørene vet hva som faktisk er gjort på hver jobb.
Gå gjennom alle åpne jobber og anslå ferdiggrad og gjenstående kostnad. Vær nøktern: en jobb du tror er nitti prosent ferdig, er ofte åtti. Overvurdering her gir et for godt resultat i år og en negativ overraskelse neste, og det er en av de vanligste feilene i håndverksbedrifter med lange oppdrag.
Fordringer, garanti og lager
Gå gjennom kundefordringene og bestem hvilke som er reelle og hvilke som er tapt. Et krav som har ligget i to år uten kontakt, er sannsynligvis tapt, og det bør behandles som det i stedet for å pynte på balansen.
Vurder om det skal settes av til garanti- og reklamasjonsarbeid, basert på hva slikt arbeid faktisk har kostet de siste årene. Og se på lageret: er det varer der som ikke lenger brukes, skal verdien ned. Alle tre er vurderinger der regnskapsfører trenger informasjon fra deg for å gjøre jobben riktig.
Februar og mars: regnskapsføreren regner
Nå kommer periodiseringer, avskrivninger, skattemessige justeringer og oppstilling av årsregnskapet med noter. Her er det lite du kan gjøre annet enn å svare raskt på spørsmål.
Bruk ventetiden på noe nyttig: be om et utkast til resultat og balanse så snart det finnes, og gå gjennom det før alt er ferdig. Da kan du stille spørsmål mens det fortsatt er tid, og du oppdager eventuelle feil i egen kontering før de er låst i et fastsatt regnskap.
Fastsettelse og innsending
For et aksjeselskap skal årsregnskapet fastsettes på ordinær generalforsamling, som etter aksjeloven § 5-5 skal holdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Det er også der utbytte eventuelt besluttes.
Deretter skal årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret. Forsinkelsesgebyr påløper når fristen passeres, og gebyret øker over tid. Sett datoene i kalenderen i januar, ikke i juni, og husk at generalforsamlingen skal protokollføres selv når selskapet har én eier.
Skattemeldingen og forskuddsskatten
Skattemeldingen for næringsdrivende og selskap med næringsspesifikasjon har frist i slutten av mai. Aksjeselskaper skal i tillegg levere aksjonærregisteroppgave tidlig på året.
Selskapsskatten betales som forskuddsskatt i to terminer tidlig på året etter inntektsåret. Har resultatet blitt vesentlig bedre enn i fjor, blir forskuddsskatten for lav og differansen forfaller senere. Be regnskapsfører om et anslag i november, slik at du kan legge beløpet inn i likviditetsbudsjettet i stedet for å bli overrasket.
Bruk årsoppgjøret til noe
Når alt er levert, sett av en time med regnskapsfører til å gå gjennom hva tallene faktisk viser. Hvordan utviklet dekningsbidraget seg, hvor gikk kostnadene opp, hva skjedde med arbeidskapitalen, og hva bør endres i år.
De fleste bedrifter hopper over dette, og da har årsoppgjøret bare vært en plikt. Timen er den billigste rådgivningen du får, fordi tallene er ferske og alle detaljene er gjennomgått. Ta med spørsmålene dine på forhånd, så blir den også konkret.
Vanlige spørsmål
Må vi ha generalforsamling når jeg er eneste eier?
Ja. Aksjeselskapet skal holde ordinær generalforsamling og protokollføre den, også når det bare er én aksjeeier. Forenklet behandling er mulig, men beslutningene skal dokumenteres.
Hva skjer hvis vi leverer årsregnskapet for sent?
Forsinkelsesgebyr påløper og øker over tid. Vedvarende manglende levering kan i ytterste konsekvens føre til tvangsoppløsning, så dette er ikke en frist å behandle som veiledende.
Kan vi endre resultatet etter at året er avsluttet?
Vurderingene som gjøres i årsoppgjøret er reelle vurderinger, ikke valgfrie justeringer. De skal bygge på hva som faktisk er situasjonen ved årsslutt, og de skal kunne dokumenteres.
Hvor lenge må vi ta vare på materialet?
Regnskapsmateriale skal etter bokføringsloven § 13 oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Enkelte dokumenttyper har lengre oppbevaringstid etter særskilte regler.
Les videre
- Årsavslutning: slik forbereder du den uten stress i januar — Desember- og januarlisten som gjør årsoppgjøret til en formalitet.
- Uferdige arbeider: slik verdsetter du dem ved årsskiftet — Den vurderingen som betyr mest for resultatet i en håndverksbedrift.
- Lese balansen: hva den forteller som resultatregnskapet ikke gjør — Balansen er der årsoppgjørets vurderinger faktisk vises.
- Skattemelding for selskapet: hva den inneholder og hva den koster — Skattemeldingen bygger på det ferdige årsregnskapet.
- Avstemme regnskapet hver måned: fem kontroller som tar en time — En time i måneden. Utsatt til årsslutt blir det en uke, og halvparten lar seg ikke forklare.