Hjemmel og kilde
Kjøpsloven om levering, undersøkelsesplikt og reklamasjon ved kjøp mellom næringsdrivende, og bokføringsloven § 5 om dokumentasjon.
Bestill alltid mot et oppdrag
Hver bestilling skal ha en referanse til jobben den gjelder. Uten det havner varen i et generelt lager, kostnaden på en samlepost, og etterkalkylen blir feil. Referansen bør følge helt fram til leverandørfakturaen, slik at den kan konteres uten at noen må gjette. Grossister støtter normalt en rekvisisjonsreferanse i bestillingen, og det feltet er verdt å bruke konsekvent.
Riktig leveringssted sparer mest tid
Levering til byggeplass eller til kundens adresse fjerner en kjøretur per bestilling. Avtal med kunden hvor varene kan settes og hvem som kvitterer. På større prosjekter er en fast leveringsdag i uka med samlet leveranse langt mer effektivt enn daglige småbestillinger. Vurder også henteautomat eller nattlevering hos grossisten der det finnes, siden det flytter henting ut av arbeidstiden.
Kontroller pris mot avtale
Prisen på ordrebekreftelsen skal stemme med avtalt rabattmatrise. Avvik oppstår når nye artikler ikke er lagt inn i avtalen, når en kampanjepris utløper, eller når varen bestilles fra en annen avdeling. Kontroller stikkprøver hver måned. Bedrifter som aldri kontrollerer, oppdager først ved forhandling to år senere at store deler av volumet er handlet utenfor avtalen, og da er pengene borte.
Mottakskontroll er en reklamasjonsfrist
Ved kjøp mellom næringsdrivende har kjøperen en undersøkelsesplikt, og reklamasjon må skje innen rimelig tid. Praktisk sett betyr det at pakksedler skal kontrolleres mot bestilling ved mottak, ikke tre uker senere når varen skal monteres. Skader og feilleveranser oppdaget for sent blir ditt problem, og det er en unødvendig kostnad for noe som tar to minutter på leveringsdagen.
Vanlige spørsmål
Bør montørene få bestille selv?
Ja, hvis bestillingen knyttes til et oppdrag og det finnes rammer for hva som kan bestilles. Da slipper du forsinkelser og telefoner. Uten rammer og oppdragsreferanse blir innkjøpet uoversiktlig, og du mister både kostnadskontroll og etterkalkyle.
Hvor mange grossister bør vi bruke?
Volum gir bedre betingelser, så konsentrasjon lønner seg økonomisk. Samtidig gir én leverandør sårbarhet ved leveringsproblemer. To hovedleverandører med tydelig fordeling er en vanlig balanse i bransjen.
Les videre
- Restordre: slik håndterer du materiell som ikke kommer — Bestillingen er bare halve jobben; leveransen må også følges opp.
- Artikkelregister: slik setter du det opp så prisene stemmer — Riktig artikkelregister er forutsetningen for riktige bestillinger.
- Forhandle med grossist: forberedelsen som avgjør hva du får — Kom med tolv måneders innkjøpshistorikk fordelt på varegrupper. Uten den forhandler du i blinde.