Hjemmel og kilde
Håndverkertjenesteloven §§ 5, 7, 22 og 32, bokføringsloven §§ 5, 10 og 13, bokføringsforskriften §§ 5-1-1 og 5-14, forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (FEL) §§ 12 og 13.
De sju leddene i kjeden
Et oppdrag har sju ledd, og hvert ledd skal etterlate seg noe skriftlig. Befaringen etterlater et notat om anleggets tilstand. Tilbudet etterlater en pris med forutsetninger. Aksepten etterlater en avtale. Utførelsen etterlater timer og materiell. Sluttkontrollen etterlater en samsvarserklæring. Faktureringen etterlater et salgsdokument. Oppfølgingen etterlater et betalingsspor. Mangler ett av leddene, er det alltid det leddet tvisten handler om senere.
- Befaring: tilstand, adkomst, alder på anlegget, bilder
- Tilbud: pris, forutsetninger, gyldighetstid
- Aksept: skriftlig, med dato
- Utførelse: timer og materiell ført samme dag
- Sluttkontroll og samsvarserklæring etter FEL § 13
- Faktura med innholdet bokføringsforskriften § 5-1-1 krever
- Oppfølging: forfall, purring, inkassovarsel
Der pengene forsvinner
Tre lekkasjer går igjen. Den første er timer som føres på fredag for hele uka, der en til to timer per montør per uke bare fordamper. Den andre er materiell hentet på grossisten og montert uten at det havner på oppdraget. Den tredje er tilleggsarbeid som ble avtalt muntlig på stedet og aldri skrevet ned, og som kunden derfor ikke vil betale for. Alle tre er registreringsproblemer, ikke prisproblemer, og de er dyrest hos bedrifter som tror de har god margin.
Hva svikt i kjeden koster
Regn med en montørtime som koster bedriften rundt 500 kroner i lønn og sosiale kostnader og som faktureres for adskillig mer. To timer i uka som aldri blir fakturert, er over åtti timer i året per montør. Uskrevet tilleggsarbeid koster hele beløpet, fordi håndverkertjenesteloven § 7 setter rammer for hva du kan gjøre uten avtale. Og en faktura som mangler kravene i bokføringsforskriften § 5-1-1, gir kunden en gyldig grunn til å la den ligge.
Slik strammer du kjeden på en uke
Start bakfra. Se på de ti siste fakturaene og finn ut hvilket ledd som manglet dokumentasjon. Innfør deretter én regel om gangen: timer føres før montøren forlater adressen, materiell registreres når det tas ut av bilen, og alt tilleggsarbeid bekreftes skriftlig før det utføres. Tre regler dekker de tre lekkasjene, og de virker fra første uke uten at noen må kjøpe eller lære noe nytt.
Vanlige spørsmål
Må jeg ha skriftlig avtale med en privatkunde?
Håndverkertjenesteloven krever ikke skriftlighet for at avtalen skal være gyldig, men den som påstår noe må kunne bevise det. Et akseptert skriftlig tilbud gjør prisen, omfanget og forutsetningene til dokumenterbare fakta i stedet for påstander.
Hvor lenge må jeg ta vare på papirene fra et oppdrag?
Regnskapsmateriale skal etter bokføringsloven § 13 oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjonen på selve anlegget har lengre praktisk levetid: den følger anlegget og skal kunne legges fram ved tilsyn eller ved eierskifte.
Hva gjør jeg når kunden ikke betaler i tide?
Purr raskt og systematisk. Forsinkelsesrente kan kreves fra forfall etter forsinkelsesrenteloven § 2, og inkassovarsel med minst fjorten dagers frist etter inkassoloven § 9 er neste steg. Jo lenger du venter, desto svakere står saken.
Les videre
- Slik gjennomfører du en befaring som gir riktig tilbud — Første ledd i kjeden, i detalj: hva du måler og noterer på stedet.
- Sluttfaktura: slik skriver du en som ikke blir bestridt — Siste ledd før pengene: fakturaen som ikke gir kunden grunn til å vente.
- Tilleggsarbeid: slik blir det bestilt, dokumentert og betalt — Den vanligste lekkasjen i kjeden er tilleggsarbeid ingen skrev ned.
- Dimensjonerende strøm — Ib: lasten kursen faktisk skal føre, og første ledd i kjeden fram til kabelvalget.
Slik gjør Arbeidslink det
Arbeidslink holder de sju leddene i samme sak: tilbudet blir til jobb, timene og materiellet føres i felt, sjekkliste og samsvarserklæring henger på anlegget, og fakturaen bygges av det som faktisk ble registrert.