Hjemmel og kilde
A-opplysningsloven om rapportering gjennom a-meldingen, skattebetalingsloven §§ 5-4 og 5-12 om forskuddstrekk og skattetrekkskonto, folketrygdloven § 23-2 om arbeidsgiveravgift, lov om obligatorisk tjenestepensjon §§ 2 og 4, og yrkesskadeforsikringsloven § 3.
Skattetrekkskontoen først
Arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk i lønnen etter skattebetalingsloven § 5-4, og trukket beløp er ikke bedriftens penger. Skattebetalingsloven § 5-12 krever at trekkbeløpet settes inn på en særskilt skattetrekkskonto, eller at det stilles bankgaranti eller tilsvarende sikkerhet.
Dette er et av de få stedene i norsk næringsliv der pengene fysisk skal ut av driftskontoen. Bedrifter som lar trekket bli stående sammen med driftsmidlene, bruker dem — ikke med vilje, men fordi de ser ut som likviditet. Opprett kontoen samtidig med bedriftskontoen, ikke når første lønn skal kjøres.
Registreringen skjer gjennom a-meldingen
Det finnes ikke lenger et eget skjema for å melde seg som arbeidsgiver. Arbeidsforholdet rapporteres i a-meldingen, og det er den som registrerer bedriften i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. A-meldingen leveres månedlig, med frist den 5. i måneden etter rapporteringsmåneden.
Meldingen inneholder arbeidsforholdet, lønn og ytelser, forskuddstrekk og grunnlag for arbeidsgiveravgift. Den er både rapportering til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå i én sending, og feil i den slår derfor ut flere steder samtidig — typisk ved at en sykmeldt ansatt ikke får riktig refusjon fordi arbeidsforholdet var feil registrert.
- A-melding hver måned, frist den 5. i måneden etter
- Registrerer arbeidsforholdet i Aa-registeret automatisk
- Feil i a-meldingen slår ut hos både Skatteetaten og NAV
Arbeidsgiveravgift og terminforfall
Arbeidsgiveravgift beregnes av lønn og andre ytelser etter folketrygdloven § 23-2, med sats som følger av hvilken sone bedriften hører til. Sonen bestemmes av hvor virksomheten er registrert, og det er verdt å sjekke hvilken sone dere faktisk ligger i før dere budsjetterer.
Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift forfaller terminvis, den 15. i måneden etter utløpet av hver termin. Det gir seks forfall i året, og det er beløp som ikke kan utsettes uten at det får konsekvenser. Legg dem inn i likviditetsbudsjettet som faste utbetalinger, ikke som noe som kommer.
Yrkesskadeforsikring er ikke valgfri
Yrkesskadeforsikringsloven § 3 pålegger arbeidsgivere å tegne yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Forsikringen skal være på plass fra første arbeidsdag, ikke fra første lønnsutbetaling.
En arbeidsgiver uten forsikring er selv ansvarlig for det forsikringen skulle dekket, og det er et ansvar som ikke lar seg avgrense. For en elektrikerbedrift, der arbeidet innebærer reell risiko for strømgjennomgang, fallskade og brannskade, er det ikke et sted å spare premie. Ring forsikringsselskapet samme dag arbeidsavtalen signeres.
Obligatorisk tjenestepensjon
Lov om obligatorisk tjenestepensjon pålegger foretak med ansatte å ha pensjonsordning når vilkårene i § 2 er oppfylt. Innskuddet skal etter § 4 utgjøre minst to prosent av lønn innenfor de grensene loven angir.
Dette er den plikten som tar lengst tid å få på plass, fordi den krever avtale med en pensjonsleverandør, og fordi ordningen skal opprettes med virkning fra riktig dato. Start dialogen med leverandøren når du har bestemt deg for å ansette, ikke når arbeidsavtalen er signert. Ordningen skal også omfatte nye ansatte automatisk, så rutinen for å melde inn folk må være avtalt fra start.
Sjekklisten før første lønnskjøring
Gå gjennom listen i denne rekkefølgen: skattetrekkskonto opprettet, arbeidsavtale signert, yrkesskadeforsikring tegnet, pensjonsordning opprettet og den ansatte meldt inn, skattekort hentet elektronisk, og lønnssystem satt opp med riktig arbeidsgiveravgiftssone.
Legg til to ting som ikke er lovkrav, men som sparer deg for arbeid: en fast lønningsdag som står i arbeidsavtalen, og en rutine for hvor timelistene kommer fra og når de må være inne. Uten den siste blir hver lønnskjøring en jakt på timer, og timer som mangler i lønn mangler som regel også på faktura.
Vanlige spørsmål
Må jeg registrere meg som arbeidsgiver før jeg ansetter?
Registreringen skjer gjennom a-meldingen etter at arbeidsforholdet har startet, men forsikring, pensjonsordning og skattetrekkskonto skal være på plass fra første arbeidsdag. I praksis forbereder du alt før, og rapporterer etter.
Gjelder pliktene også for en lærling?
Ja. En lærling er arbeidstaker med arbeidsavtale, lønn og de samme arbeidsgiverpliktene som andre ansatte, i tillegg til lærekontrakten som følger opplæringsløpet.
Hva om jeg bare skal ha noen på deltid i sommerferien?
Pliktene følger arbeidsforholdet, ikke lengden på det. Skriftlig arbeidsavtale, a-melding, forskuddstrekk og yrkesskadeforsikring gjelder også for en sommervikar i tre uker.
Kan jeg bruke en selvstendig oppdragstaker i stedet?
Bare hvis forholdet reelt er et oppdrag og ikke et ansettelsesforhold. Er det du som styrer arbeidstid, verktøy og arbeidssted, blir det behandlet som ansettelse uansett hva avtalen kalles.
Les videre
- Ansette første montør: slik gjør du det riktig fra dag én — Kalkylen og vurderingen som ligger foran selve arbeidsgiverregistreringen.
- A-melding — månedsfristen som ikke flytter seg — Innholdet i a-meldingen og fristen den skal leveres innen.
- Yrkesskadeforsikring — plikten, dekningen og hullet for innehaveren — Forsikringsplikten som må være oppfylt fra første arbeidsdag.
- Kjøre lønn første gang: rekkefølge, frister og fallgruver — Neste steg når registreringene er på plass og lønnen skal kjøres.