Hjemmel og kilde
Standard avviksanalyse fra bedriftsøkonomien. Grunnlagstallene hentes fra bedriftens eget regnskap og timeregnskap; kravet til å kunne dokumentere de bokførte opplysningene følger bokføringsloven § 10. Budsjettet i seg selv er ikke regnskapspliktig informasjon, men et internt styringsverktøy.
Hvorfor totalavviket ikke hjelper
Avvik = faktisk − budsjett. Det tallet forteller at noe gikk annerledes enn planlagt, og ingenting om hva.
En post som er 35 000 kroner over budsjett kan skyldes at du brukte flere timer enn planlagt, at timene kostet mer enn planlagt, eller begge deler i hver sin retning. Tiltakene er henholdsvis planlegging, prising og ingenting.
Uten oppdelingen ender diskusjonen i den vanligste av alle budsjettsamtaler: noen sier at det ble dyrere, noen andre sier at det var mer å gjøre, og begge har rett samtidig uten at noen kan vise det.
De to formlene
Mengdeavvik = (faktisk mengde − budsjettert mengde) × budsjettert pris.
Prisavvik = (faktisk pris − budsjettert pris) × faktisk mengde.
Summen av de to er alltid lik totalavviket. Det er kontrollen: går det ikke opp, er en av mengdene eller prisene hentet feil.
Legg merke til hvilken pris og hvilken mengde som brukes i hver formel. Mengdeavviket regnes med budsjettert pris, slik at prisendringen ikke forurenser det. Prisavviket regnes med faktisk mengde, slik at det dekker alt som faktisk ble kjøpt.
Samme metode brukes på timer, på materiell, på underleverandører — alt som har en mengde og en enhetspris.
Eksempel: 420 budsjetterte timer
Budsjett: 420 timer til 480 kroner i selvkost, altså 201 600 kroner.
Faktisk: 470 timer til 505 kroner, altså 237 350 kroner.
Totalavvik: 35 750 kroner over budsjett.
Mengdeavvik = (470 − 420) × 480 = 24 000 kroner.
Prisavvik = (505 − 480) × 470 = 11 750 kroner.
Kontroll: 24 000 + 11 750 = 35 750. Stemmer.
To tredeler av avviket er timer som ble brukt, ikke penger som ble dyrere. Det er en driftssak: enten var jobben større enn antatt, eller så gikk det tregere. En times ekstra planlegging per uke hadde vært mer verdt enn en runde med å presse leverandørprisene.
Periodisering er ikke avvik
En stor del av avvikene i en månedsrapport er ikke avvik i det hele tatt — de er tidspunkt. En materialleveranse som kom i mars i stedet for april gir et voldsomt avvik i begge månedene, og null over kvartalet.
Skille dem: se på perioden hittil i år, ikke bare på måneden. Er avviket borte når du ser på tre måneder, var det periodisering.
Det samme gjelder feriepenger, forsikringer og andre kostnader som kommer sjelden og stort. Legg dem inn i budsjettet i den måneden de faktisk kommer, ikke som en tolvdel hver måned — ellers bruker du hver eneste månedsrapport på å forklare det samme.
Det som blir igjen etter at periodiseringen er ryddet bort, er de avvikene som faktisk betyr noe. De er som regel færre og større enn listen så ut til å inneholde.
Hvilke avvik som er verdt å forfølge
Sett en dobbel terskel: avviket må være over en viss prosent og over et visst kronebeløp før noen skal bruke tid på det. Ti prosent og tjue tusen kroner er et vanlig utgangspunkt, men tallene skal passe din størrelse.
Uten terskel havner du i en gjennomgang der posten som er 340 kroner feil får like mye oppmerksomhet som den som er 90 000 feil, fordi begge er røde i rapporten.
Og se på retningen over tid. Et avvik som gjentar seg i samme retning tre måneder på rad er ikke et avvik, det er et budsjett som er feil. Da er tiltaket å endre budsjettet, ikke å forklare avviket en fjerde gang.
- Dobbel terskel: både prosent og kroner
- Tre måneder samme vei = budsjettet er feil, ikke driften
- Store poster først — de små summerer seg sjelden til noe
Fra avvik til tiltak
Mengdeavvik på timer peker på planlegging, bemanning, metode eller at jobben var større enn antatt. Tiltaket ligger i hvordan arbeidet organiseres, og det ligger hos den som styrer dagen.
Prisavvik på timer peker på lønnsnivå, overtid eller feil sammensetning av laget. Tiltaket ligger hos den som bemanner.
Mengdeavvik på materiell peker på svinn, kapp, omgjøringer eller at kalkylen var for stram. Tiltaket ligger på anlegget.
Prisavvik på materiell peker på innkjøp: rabattavtaler, leverandørvalg eller hastebestillinger til full pris. Tiltaket ligger på kontoret.
Poenget med hele oppdelingen er nettopp dette: den forteller deg hvem som kan gjøre noe med det. Et samlet avvik forteller bare at noen burde.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte bør avvik gjennomgås?
Månedlig for driften, og oftere på prosjekter i innspurt. Sjeldnere enn månedlig gjør at avviket rekker å bli historie før noen ser det, og hyppigere enn ukentlig gjør at støy og periodisering drukner signalet.
Kan jeg bruke samme metode på et prosjekt?
Ja, og der er den kanskje enda mer nyttig. Del prosjektavviket på timer og materiell hver for seg, og splitt begge i pris og mengde. Da ser du om overskridelsen kom fra kalkylen, fra innkjøpet eller fra gjennomføringen — tre helt ulike konklusjoner.
Hva om budsjettet aldri var realistisk?
Da måler avviksanalysen budsjettets kvalitet i stedet for driftens, og det er også nyttig — men bare én gang. Er svaret at budsjettet var feil, er tiltaket å lage neste budsjett på faktiske tall fra i fjor i stedet for på ønsker.
Les videre
- Etterkalkyle: avviket mellom kalkylen og virkeligheten — Etterkalkylen er den samme avviksanalysen gjort på en enkelt jobb.
- Prosjektmargin underveis: regn på det som gjenstår — Avvik oppdaget underveis kan rettes; avvik oppdaget i etterkant kan bare forklares.
- Budsjett for året: slik bygger du det nedenfra — Et budsjett som tåler avviksanalyse må settes opp med mengde og pris hver for seg.
- Fakturerbar grad: tallet som avgjør om timeprisen holder — Andelen betalte timer som faktisk faktureres. Den mest oversette lønnsomhetsdriveren.