Hjemmel og kilde
Plikten til å telle og dokumentere varelageret følger av bokføringsforskriften kapittel 6. Nedskrivning av ukurante varer og verdsettelse til laveste av kost og virkelig verdi følger regnskapsloven § 5-2. Selve svinnberegningen er et internt styringstall.
Formelen og de to prosentene
Svinn i kroner = bokført lagerverdi − talt lagerverdi.
Svinn i prosent av lager = svinn / bokført lagerverdi. Dette tallet svinger med hvor stort lageret tilfeldigvis er, og egner seg dårlig til sammenligning over tid.
Svinn i prosent av vareforbruk = svinn / årets vareforbruk. Dette er tallet som kan sammenlignes mellom år og mellom bedrifter, fordi nevneren er den mengden varer som faktisk har vært i bevegelse.
Regn begge, men styr etter den siste. Et lite lager med stort forbruk kan ha lav svinnprosent av forbruket og skremmende høy prosent av lagerverdien, uten at noe er galt.
Eksempel: 48 000 kroner som ikke fantes
Bokført lagerverdi ved årsslutt: 660 000 kroner. Tellingen finner varer for 612 000.
Svinn = 660 000 − 612 000 = 48 000 kroner.
Av lagerverdien: 48 000 / 660 000 = 7,3 prosent. Det ser dramatisk ut.
Av vareforbruket på 4 200 000: 48 000 / 4 200 000 = 1,14 prosent. Det er et tall som kan sammenlignes med i fjor, og som forteller noe.
Legg merke til hvor forskjellig de to prosentene oppleves. Samme differanse, to helt ulike historier, og bare den ene er egnet til å styre etter.
Fire årsaker, og hvordan du skiller dem
Uregistrert forbruk: materiell som ble brukt på en jobb uten å bli ført. Dette er den klart største posten i de fleste elektrikerbedrifter. Kjennetegn: svinnet er spredt på mange varenummer, det er varer som brukes hver dag, og det følger arbeidsmengden.
Feilføring: materiell ført på feil jobb, feil antall eller feil enhet. Kjennetegn: svinn på én vare og overskudd på en annen, eller store avvik på varer som selges i meter og pakker.
Retur og kassasjon som ikke er registrert: varer sendt tilbake til grossisten uten kreditnota i systemet, eller ødelagt materiell som aldri ble bokført ut. Kjennetegn: enkeltposter i en viss størrelse, ofte knyttet til bestemte leverandører.
Og til slutt tyveri, som finnes, men som er den minste posten hos de fleste. Kjennetegn: attraktive varer, systematisk over tid, og som regel med et mønster i tid eller sted.
Metoden for å skille dem er den samme: se på hvilke varenummer svinnet ligger på. Fordelingen forteller nesten alltid hvilken av de fire du har.
- Bredt svinn på hverdagsvarer = uregistrert forbruk
- Svinn på én vare og pluss på en annen = feilføring
- Store enkeltposter = retur eller kassasjon
- Konsentrert svinn på attraktive varer = se nærmere
Hva svinnet må tjenes inn med
Svinn er tapt dekningsbidrag, ikke tapt omsetning — og derfor er beløpet større enn det ser ut.
Med en dekningsgrad på 30 prosent må 48 000 kroner i svinn tjenes inn med 48 000 / 0,30 = 160 000 kroner i ny omsetning.
Det er den regningen som gjør svinn verdt å ta tak i. Å selge for 160 000 kroner mer krever tilbud, befaringer, timer og risiko. Å slutte å miste 48 000 krever at noen fører materiellet på jobben mens de står der.
Regn alltid ut dette tallet før du diskuterer tiltak. Det flytter samtalen fra en irritasjon over rot til en beslutning med et beløp på.
Tiltakene som virker uten å mistenkeliggjøre noen
Gjør registrering enklere enn å la være. Er det raskere å skanne en vare på jobben enn å huske den til kvelden, blir den registrert. Er det motsatt, blir den ikke det — og det er ikke et holdningsproblem.
Tell oftere på færre varer. En full telling en gang i året finner differansen når den er et år gammel og umulig å forklare. En syklustelling der de tjue viktigste varene telles hver måned, finner den mens noen fortsatt husker hva som skjedde.
Gjør bilene til egne lagersteder. Materiell som overføres fra hovedlager til bil skal ut av hovedlageret og inn i bilen, ikke forsvinne. Da får du også vite hvor mye kapital som faktisk står parkert utenfor.
Og lukk returløkken: hver retur til grossist skal ha en kreditnota som matches. Uten det er en retur og et svinn det samme i regnskapet.
Når svinnet er et systemproblem
Stiger svinnprosenten samtidig med at bedriften vokser, er det sjelden folkene. Det er som regel at rutinen som fungerte for tre montører ikke skalerer til ti.
Det samme gjelder etter et systembytte. Feil i enhetsomregning, i åpningsbalanse eller i hvordan varer bokføres ut, gir svinn som ser ut som forbruk og som ingen kan finne på lageret — fordi varene aldri var der.
Test det slik: velg ti varenummer med stort svinn og følg dem baklengs gjennom kjøp, overføring og forbruk. Finner du differansen i papirene, er det et system- eller rutineproblem. Finner du den ikke, er det på lageret.
Den testen tar en formiddag og avgjør hvilken av to helt ulike tiltakspakker du skal sette i gang.
Vanlige spørsmål
Hvor mye svinn er normalt?
Det finnes ikke et bransjetall å måle seg mot, og et tall du finner på nett er som regel fra en annen bransje med andre varer. Mål mot din egen historikk: retningen over tre år sier mer enn nivået i ett.
Skal svinn bokføres som varekostnad?
Ja, differansen ved telling justeres mot varekostnaden, slik at lagerverdien i regnskapet stemmer med det som faktisk finnes. Er beløpet stort, bør det spesifiseres slik at det er synlig i regnskapet og ikke blandes inn i det ordinære forbruket.
Kan jeg trekke en montør for svinn?
Trekk i lønn krever hjemmel i lov eller skriftlig avtale, og et generelt svinn på lageret er ikke et grunnlag for å trekke noen. Er det snakk om et konkret forhold, er det en personalsak med sine egne regler — og den skal aldri baseres på et differansetall alene.
Bør vi telle oftere enn en gang i året?
Ja, hvis lageret er stort nok til at differansen betyr noe. Årsslutt-tellingen er et krav for regnskapet; syklustelling gjennom året er det som gir styringsinformasjon. De to har ulike formål, og den ene erstatter ikke den andre.
Les videre
- Lageromsetningshastighet: hvor mange ganger snur lageret? — Samme telling gir begge tallene, og de skal leses sammen.
- Svinn i elektrikerbedriften: hvor materiellet blir av — Begrepet og hvordan det henger sammen med lagerverdi er forklart der.
- Dekningsbidrag per jobb: formelen og et regnet eksempel — Svinn er tapt dekningsbidrag, og det er dekningsgraden som avgjør hva det koster i omsetning.
- Materialpåslag: betaling for jobben rundt materiellet — Dekker innkjøp, lager, transport, svinn og garanti — ikke bare fortjeneste.