Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-2 om angivelse av partene; merverdiavgiftsloven § 11-4 om uriktig oppkrevd merverdiavgift.
Kravet
Salgsdokumentet skal angi selgers navn og organisasjonsnummer. Er selgeren registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Kravet er formelt, men det har en praktisk funksjon: det er kjøperens raskeste måte å se at selgeren faktisk har rett til å kreve inn merverdiavgift.
Dette er også grunnen til at regnskapsførere avviser fakturaer uten bokstavene. De kan ikke uten videre legge inn fradrag for merverdiavgift på et dokument som ikke viser at selgeren er registrert.
Når du ikke er registrert
Er du ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal du ikke oppgi merverdiavgift på fakturaen i det hele tatt. Gjør du det likevel, følger det av merverdiavgiftsloven § 11-4 at beløpet skal betales inn til staten. Du har med andre ord krevd inn en avgift du ikke hadde rett til, og du blir sittende med den.
Situasjonen oppstår typisk i oppstartsfasen: bedriften nærmer seg registreringsgrensen, noen har lagt inn mva i malen, og fakturaene går ut med avgift før registreringen er på plass. Feilen rettes med kreditnota og ny faktura, og den bør oppdages raskt.
Praktisk kontroll
Bokstavene skal stå på selve dokumentet kunden mottar, ikke bare i regnskapssystemet. Ved bytte av fakturamal, oppsett av nytt system eller overgang til elektronisk faktura er dette blant de tingene som forsvinner uten at noen legger merke til det før første kunde klager.
Sjekk også kundens side av det. Er kjøperen registrert med organisasjonsnummer, skal det stå på fakturaen, og ved salg til offentlig oppdragsgiver er det ekstra krav til referanser. Fakturaen skal kunne behandles maskinelt hos mottakeren.
Vanlige spørsmål
Hva gjør jeg om jeg har fakturert med mva før registreringen var godkjent?
Utsted kreditnota og ny faktura uten merverdiavgift, og ta kontakt med Skatteetaten. Uriktig oppkrevd merverdiavgift skal etter merverdiavgiftsloven § 11-4 innbetales hvis feilen ikke rettes overfor kjøper.
Gjelder kravet også på kreditnotaer?
Ja. Kreditnotaen er salgsdokumentasjon på samme måte som fakturaen, og skal oppfylle de samme innholdskravene, inkludert angivelsen av partene.
Les videre
- MVA-registrering — grensen, tidspunktet og tilbakegående oppgjør — Bokstavene kan først brukes når registreringen faktisk er på plass.
- Salgsdokumentasjon — de punktene fakturaen må ha, uten unntak — Dette er ett av punktene i den samlede innholdslisten for fakturaer.
- Risikovurdering i samsvarserklæringen: hva skal den si? — Vurderingen forklarer hvorfor anlegget ble som det ble. Den skrives før, ikke etter.
- Dokumentasjon av elektrisk anlegg — hva kunden skal sitte igjen med — Hva eieren skal få overlevert etter fel § 13, og hvorfor omfanget varierer.