Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om innholdet i salgsdokumentet og § 5-1-2 om angivelse av partene.
Punktene som må stå der
Salgsdokumentet skal etter bokføringsforskriften § 5-1-1 minst inneholde nummer og dokumentasjonsdato, angivelse av selger og kjøper, en beskrivelse av ytelsens art og omfang, tidspunktet og stedet for levering, vederlaget og betalingsforfall, samt merverdiavgift og eventuelle andre avgifter. Er noe av dette borte, er dokumentet ikke i samsvar med kravene.
Nummeret skal være tildelt maskinelt i en kontrollerbar rekkefølge. Håndskrevne nummer folk finner på selv, eller nummer som hopper fordi noen slettet et utkast, er akkurat det kravet er laget for å hindre.
- Fakturanummer i kontrollerbar sekvens, og dato.
- Selgers navn og organisasjonsnummer, kjøpers navn og adresse.
- Hva som er levert — art og omfang, ikke bare arbeid utført.
- Leveringstidspunkt og leveringssted.
- Vederlag, forfall, mva-sats og mva-beløp.
Beskrivelsen av ytelsen
Kravet om art og omfang er det som oftest brytes. Arbeid utført er ikke en beskrivelse — det er en overskrift. Skatteetaten skal kunne se hva som faktisk er levert, og kunden skal kunne kontrollere det han betaler for. For en elektrikerbedrift betyr det timer med sats, materiell med antall, og en beskrivelse av hva jobben gjaldt.
Ved fastpris skal det fremgå hva fastprisen dekker. Ved oppdrag over tid skal det fremgå hvilken periode fakturaen gjelder. Jo mer teknisk oppdraget er, jo mer henger kundens forståelse av regningen på denne linjen.
Når kravene ikke er oppfylt
Konsekvensen faller ikke først og fremst på deg. Kjøper må ha legitimert dokumentasjon for å ha fradragsrett for inngående merverdiavgift, og en faktura som mangler et av kravene kan bli underkjent ved kontroll. Da får kunden regningen, og han sender den videre til deg.
For næringskunder er dette derfor et konkurransespørsmål. En leverandør som sender fakturaer regnskapsføreren må rette opp hver måned, blir byttet ut, uavhengig av hvor godt selve arbeidet var.
Vanlige spørsmål
Må jeg skrive leveringssted på fakturaen?
Ja, forskriften krever tidspunkt og sted for levering. For en håndverker er stedet som regel kundens adresse eller anleggsadressen, og den skal fremgå — særlig når den er en annen enn fakturaadressen.
Kan jeg slette en faktura jeg har sendt feil?
Nei. Et utstedt salgsdokument kan ikke endres eller slettes. Feilen rettes ved å utstede kreditnota som viser til den opprinnelige fakturaen, og deretter en ny og riktig faktura.
Les videre
- MVA etter organisasjonsnummeret — tre bokstaver med rettsvirkning — Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret er et eget krav mange bommer på.
- Kreditnota — den eneste lovlige måten å angre en faktura — Feil på en utstedt faktura kan bare rettes med kreditnota.
- Tidfesting — fakturadatoen bestemmer terminen, ikke betalingen — Fakturadatoen bestemmer hvilken mva-termin beløpet havner i.
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Fakturaens innholdskrav etter bokføringsforskriften § 5-1-1, punkt for punkt.
- Kontantsalg — kortbetaling hos kunden er også kontantsalg — Hva som regnes som kontantsalg, når kassasystem kreves og hvilke unntak som finnes.
- EHF-faktura — kravet ved oppdrag for stat og kommune — Kravet om elektronisk faktura til det offentlige, og hva som må stemme for at den går inn.
- Forsinkelsesrente — den løper uten at du har avtalt noe — Rentens startpunkt, hvordan satsen fastsettes, og standardkompensasjonen i næring.
- Fradrag for inngående mva — vilkårene og de vanlige fellene — Vilkårene for fradrag, hva som er avskåret, og dokumentasjonskravet til bilaget.
- Må prisen fra elektrikeren oppgis med mva? — Til forbrukere skal prisen vises inkludert mva. Til bedrifter er priser uten mva det normale.
- Må jeg få spesifisert regning fra elektrikeren? — Ja. Timer, materiell og tillegg skal kunne skilles fra hverandre og etterprøves.
- Kan elektrikeren ta fakturagebyr av en privatkunde? — Lovlig hvis opplyst før avtalen og knyttet til en reell kostnad. Ellers kan det bestrides.
Slik gjør Arbeidslink det
Fakturaene i Arbeidslink bygges fra timene og materiellet som er ført på jobben, slik at beskrivelsen av art og omfang kommer fra det som faktisk ble gjort.