Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 5-2 om utstedelse av salgsdokument, som for bygge- og anleggsvirksomhet åpner for fakturering i samsvar med framdriften, og bokføringsforskriften § 5-1-1 om innhold i salgsdokumentet.
Hvorfor a-konto finnes
På et prosjekt betaler bedriften lønn hver måned og materiell etter grossistens kredittid, mens kunden i prinsippet kunne ventet til alt var ferdig. Uten a-konto ville entreprenøren finansiert byggherren, og for de fleste håndverksbedrifter er ikke det mulig i særlig lang tid.
Derfor er avtalte a-konto-terminer standard i entreprisekontrakter. De kan være knyttet til kalenderen, til definerte milepæler, eller til en oppmålt framdrift. Formen betyr mindre enn at den er avtalt skriftlig før arbeidet starter.
Fakturaen må vise hva den gjelder
En a-konto-faktura er et salgsdokument og skal oppfylle innholdskravene i bokføringsforskriften § 5-1-1: partenes navn og adresse, organisasjonsnummer med bokstavene MVA når selgeren er registrert, ytelsens art og omfang, tidspunkt for levering, vederlag og forfall.
«Etter avtale» som eneste beskrivelse holder ikke. Fakturaen bør vise hvilken periode eller hvilken framdrift den dekker, og hvilken kontrakt den knytter seg til. Det er både et krav til dokumentasjonen og den beste måten å unngå at kunden setter fakturaen på vent fordi ingen forstår hva den gjelder.
- Vis periode eller milepæl fakturaen dekker.
- Vis akkumulert fakturert beløp mot kontraktssum når kontrakten krever det.
- Merverdiavgift beregnes på a-konto-fakturaen på vanlig måte.
Avregning mot sluttoppgjøret
A-konto er en foreløpig betaling, ikke en endelig avregning. Ved sluttoppgjøret settes alt som er fakturert opp mot det som faktisk skal betales, og differansen gjøres opp. Er det fakturert for mye, skal det krediteres.
Regnskapsmessig må a-konto trekkes fra når varer i arbeid beregnes, ellers telles den samme verdien to ganger: én gang som fakturert inntekt og én gang som ufakturert arbeid. Det er en av de vanligste periodiseringsfeilene i prosjektregnskap, og den gir alltid et for godt resultat.
Vanlige spørsmål
Skal det beregnes merverdiavgift på a-konto-fakturaer?
Ja. En a-konto-faktura er et salgsdokument, og avgiften skal beregnes og tas med i den terminen dokumentet er utstedt. Ved en senere kreditering korrigeres avgiften i den terminen kreditnotaen utstedes.
Hvor ofte kan vi fakturere a-konto?
Det følger av kontrakten. Månedlig fakturering etter framdrift er vanlig i entrepriseforhold. Uten avtalt terminplan må bedriften følge de alminnelige reglene for når salgsdokument skal utstedes.
Les videre
- Avdragsfaktura knyttet til milepæl eller oppmålt framdrift — Avdragsfaktura er den formen a-konto oftest tar i praksis.
- Sluttfaktura: alt som gjenstår, samlet ett sted — Sluttfakturaen er der a-konto-beløpene avregnes.
- Varer i arbeid: jobben som er gjort, men ikke fakturert — A-konto må trekkes fra for at varer i arbeid skal bli riktig.
- Kan elektrikeren kreve betaling før jobben er ferdig? — Krever avtale. Knytt delbetalinger til framdrift, og hold igjen en sluttandel.
- Forskuddsfaktura: når kunden betaler før jobben gjøres — Betaling før levering. Tillatt, men med egne krav til dokumentasjon og avgift.
- Faktureringsfrist: senest en måned etter levering — Snarest mulig, og senest en måned etter levering. Fristen er en plikt.