Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold og kapittel 5-2 om utstedelsestidspunkt, med NS-kontraktenes bestemmelser om sluttoppstilling som bransjeramme.
Hva sluttfakturaen skal vise
Sluttfakturaen bør vise hele regnskapet for oppdraget: opprinnelig kontraktssum, hver godkjent endring med referanse, regningsarbeid med underlag, summen av tidligere fakturert, eventuelt innestående, og sluttbeløpet. Da kan mottakeren kontrollere den uten å hente fram noe annet.
Er oppdraget utført på regning, har en forbruker krav på en spesifisert regning etter håndverkertjenesteloven § 34, som gjør det mulig å bedømme arten og omfanget av arbeidet. En sluttfaktura med én linje og et beløp oppfyller ikke det.
Fristene sluttfakturaen utløser
I entrepriseforhold etter NS-kontraktene starter sluttoppstillingen en frist for byggherrens innsigelser, og entreprenøren mister som hovedregel adgangen til å fremme nye krav etter at sluttoppstillingen er sendt. Fristene er strenge, og de er ofte preklusive — det vil si at kravet faller bort, ikke bare blir vanskeligere å vinne fram med.
Det betyr at alle krav må være med når sluttfakturaen sendes. Et tilleggsarbeid som ikke er tatt med, kan ikke uten videre etterfaktureres tre måneder senere. Gå gjennom endringsloggen, timelistene og materiellet på prosjektet før sluttfakturaen sendes, ikke etter.
- Ta med alle krav; det som ikke er med kan være tapt.
- Vis endringer med referanse til godkjenning, ikke som en samlepost.
- Sjekk hvilken standard kontrakten viser til, siden fristene varierer.
Sluttfaktura og bokføring
Salgsdokument skal utstedes snarest mulig etter at levering har funnet sted. Å utsette sluttfakturaen i påvente av en avklaring om et omtvistet tillegg er derfor ikke uten videre greit; da bør det ubestridte faktureres og tvistepunktet håndteres for seg.
Bokføringsmessig er sluttfakturaen også punktet der prosjektet skal gjøres opp: varer i arbeid nullstilles, opptjent inntekt avstemmes mot fakturert, og eventuelle avsetninger for garantiarbeid vurderes. Et prosjekt som blir stående halvferdig i regnskapet lenge etter at anlegget er overlevert, er nesten alltid et tegn på at noe ikke er avklart.
Vanlige spørsmål
Kan vi etterfakturere noe vi glemte på sluttfakturaen?
Det avhenger av kontrakten. NS-kontraktene i bygg og anlegg opererer med frister som gjør at krav som ikke er med i sluttoppstillingen kan falle bort. I forbrukerforhold står saken annerledes, men bevisbyrden blir tung når arbeidet er overlevert.
Må sluttfakturaen sendes selv om noe er omtvistet?
Hovedregelen er at salgsdokument skal utstedes snarest mulig etter levering. Det ubestridte bør faktureres, og tvistepunktet håndteres særskilt, framfor at hele oppgjøret utsettes i påvente av enighet.
Les videre
- Sluttoppgjør i entreprise: fristene som avgjør alt — Sluttoppgjøret er prosessen sluttfakturaen inngår i.
- Avdragsfaktura knyttet til milepæl eller oppmålt framdrift — Sluttfakturaen avregner alle avdragsfakturaene.
- Regningsarbeid: timer og materiell, dokumentert — Regningsarbeid krever spesifisert underlag på sluttfakturaen.
- Prosjektmargin underveis: regn på det som gjenstår — Margin = kontraktssum − (påløpt + estimert gjenstående). Budsjettet er ikke prognosen.
- A-konto-fakturering: penger inn før jobben er ferdig — Betaling underveis mot foreløpig avregning, som gjøres opp ved sluttoppgjøret.