Hjemmel og kilde
NS-kontraktstandardenes bestemmelser om møter, protokoller og varsling. Byggherreforskriften med krav om samordning på bygge- og anleggsplass.
Hva møtet skal gjøre
Fremdrift mot plan, avklaringsbehov, endringer, HMS og kommende aktiviteter. Møtet er stedet der fagene får vite hva som skjer rundt dem, og der byggeledelsen får vite hva som stopper opp.
For elektro er dette ofte det eneste stedet man får vite at himlingen lukkes tidligere enn planlagt, eller at et rom er blitt utsatt. Å ikke være der, eller ikke lese referatet, er å gi fra seg den informasjonen.
Referatet som dokumentasjon
Referatet skrives av byggeledelsen, og det gjenspeiler deres oppfatning av møtet. Er noe formulert feil eller utelatt, må du si fra — normalt innen fristen som står i referatet eller senest i neste møte.
Et referat som ikke er bestridt, blir behandlet som riktig. Det gjelder også punkter der du mener noe helt annet: taushet leses som enighet, ikke som uenighet.
- Les referatet samme uke, ikke når prosjektet er ferdig
- Bestrid feil skriftlig og konkret, med henvisning til punktnummer
- Be om at dine avklaringsbehov føres opp med frist
Byggemøtet er ikke varslingskanal
En vanlig feil er å tro at det å nevne et forhold i byggemøtet er nok til å ha varslet etter kontrakten. Noen ganger holder det, ofte ikke — særlig hvis referatet formulerer det som en diskusjon i stedet for et krav.
Bruk møtet til å ta det opp, og send varselet skriftlig etterpå. Da har du både den praktiske avklaringen og den kontraktsmessige posisjonen.
Møtet som koster mer enn det smaker
For en liten elektrikerbedrift er to timer byggemøte annenhver uke, pluss reise, en reell kostnad. I et prosjekt på seks måneder blir det mange dagsverk.
Det er ikke et argument for å droppe møtene, men for å prise dem. Prosjektadministrasjon er en kostnad i kalkylen, og bedrifter som ikke har den som egen post, oppdager aldri hvor timene ble av.
Vanlige spørsmål
Må vi delta i alle byggemøter?
Det følger av kontrakten. Er deltakelse avtalt, er fravær et mislighold. Er det ikke avtalt, bør du likevel be om referatene — de inneholder beslutninger som gjelder deg.
Hvor lenge har vi på å bestride et referat?
Det står som regel i referatet selv, ofte med frist til neste møte. Er ingen frist angitt, bør du si fra så raskt som mulig — jo lenger du venter, jo svakere står innsigelsen.
Kan en beslutning i byggemøtet endre kontrakten?
Et referat er ikke en kontraktsendring i seg selv, men det er sterk dokumentasjon på hva partene mente. Skal en endring binde økonomisk, bør den følges av en endringsordre eller et varsel.
Les videre
- Oppstartsmøte før arbeidet begynner — Møtet som setter rammene før den faste møterekken begynner.
- Varsel i entreprisekontrakter — Referatet erstatter sjelden et formelt varsel etter kontrakten.
- Fremdriftsplan i byggeprosjekt — Planen er det byggemøtet måler fremdriften mot.
- Byggeleder på byggeplassen — Byggelederen leder møtet og skriver referatet.
- Koordinator for utførelsesfasen — Personen som samordner fagene på plassen — og den riktige mottakeren av dine avviksmeldinger.
- Sideentreprise og elektrikerens rolle — Direkte kontrakt med byggherren, uten mellomledd — men koordineringen blir hans ansvar.