Hjemmel og kilde
Foreldelsesloven §§ 2 og 9 om frister for krav, og bokføringsloven § 13 om oppbevaring av bilagsdokumentasjon.
De tre fristene som gjelder samtidig
Bokføringsloven krever at dokumentasjon knyttet til bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Er protokollen en del av underlaget for en faktura, faller den ofte inn her.
Erstatningskrav har sine egne frister: tre år fra skadelidte fikk eller burde skaffet seg nødvendig kunnskap, med en absolutt yttergrense på tjue år. Det er den lange fristen som i praksis avgjør hvor lenge dokumentasjonen har verdi for dere. Det tredje sporet er tilsyn, der dere når som helst kan bli bedt om å vise at rutinene virker.
- Bokføring: fem år etter regnskapsårets slutt.
- Erstatning: tre år fra kunnskap, tjue år som ytterste grense.
- Tilsyn: ingen fast frist — dere må kunne vise praksis over tid.
Hvorfor tjue år er det tallet som betyr noe
En brann eller en personskade kan skje lenge etter at anlegget ble bygget, og da blir spørsmålet hva som ble gjort den gangen. Kan dere legge fram protokollen med reelle måleverdier, har dere et konkret bevis for at anlegget var i orden da det ble overlevert.
Uten protokollen står påstand mot påstand, og den parten som ikke kan dokumentere noe, taper som regel den diskusjonen. Digital lagring gjør dette til et ikke-problem: en PDF på noen hundre kilobyte i tjue år koster mindre enn en time av en montørs tid.
Sørg for at protokollen kan finnes igjen
Å oppbevare er ikke det samme som å kunne finne. Protokoller lagret som filnavn med dato og et fornavn er i praksis tapt etter to år. Det som må være mulig, er å søke fram alt som er gjort på en adresse eller et anlegg.
Derfor bør dokumentasjonen ligge knyttet til anlegget eller jobben i systemet deres, ikke i en mappestruktur som følger hvem som gjorde jobben. Test det med en enkel øvelse: be noen finne alle dokumenter fra en tilfeldig adresse dere jobbet på i fjor, og ta tiden.
Vanlige spørsmål
Holder det at kunden har protokollen?
Nei, ikke for dere. Kundens eksemplar hjelper eieren, men ved et krav mot bedriften er det deres eget arkiv som avgjør om dere kan dokumentere hva som ble gjort.
Kan vi slette gamle protokoller av personvernhensyn?
Dokumentasjonen inneholder normalt lite personopplysninger utover navn og adresse, og dere har et legitimt behov for å beholde den. Vurder likevel hvilke opplysninger dere faktisk trenger å lagre.
Les videre
- Oppbevaring av samsvarserklæring: hvor lenge? — Samme frister, sett fra erklæringens side.
- Dokumentere sluttkontrollen skriftlig: hva kreves? — Hva protokollen må inneholde for å ha verdi senere.
- Kursfortegnelse og oppbevaring: hvor lenge? — Den følger anlegget, ikke jobben. Skal finnes så lenge anlegget er i bruk.
- Hvem betaler utbedring av avvik fra tilsyn? — Eier betaler for anlegget. Dere betaler for avvik i eget arbeid — det er en mangel.