Hopp til innhold
ArbeidslinkArbeidslink

Kontorstøtte i en håndverksbedrift: hva rollen kan overta

Kontorstøtte er ofte den billigste veien ut av eierens flaskehals. Fakturering, materialbestilling, telefon, arkivering av dokumentasjon og oppfølging av ubetalte fakturaer er oppgaver som ikke krever fagkompetanse, som tar mye tid, og som blir liggende når den som skal gjøre dem også er ute i produksjon.

Hjemmel og kilde

Bokføringsloven §§ 5 og 7 om spesifikasjoner og ajourhold, bokføringsforskriften § 5-1-1 om innhold i salgsdokument, og inkassoloven § 9 om inkassovarsel.

Oppgavene som lettest overtas

Fakturering av ferdige jobber, oppfølging av forfalte fakturaer, bestilling av materiell etter liste, mottak og kontroll av grossistfakturaer, arkivering av samsvarserklæringer og anleggsdokumentasjon, telefonmottak og timeregistreringsoppfølging.

Alle disse har til felles at de er regelstyrte og at de kan gjøres av noen uten fagbrev, forutsatt at rutinen er beskrevet. Det er derfor kontorstøtte er lettere å innføre enn en arbeidsleder: det er lettere å beskrive hva som skal gjøres.

  • Fakturering og purring etter fast rutine
  • Bestilling og mottakskontroll av materiell
  • Arkivering av dokumentasjon per anlegg
  • Oppfølging av manglende timelister

Regn på hvor mye det frigjør

Loggfør din egen tid i to uker og noter hvor mye som går til de oppgavene. For de fleste eiere av en bedrift med fem til ti montører ligger det mellom en og to dager i uka, og mye av det gjøres på kvelden.

Sett den tiden opp mot hva du kunne gjort i stedet: befaringer, tilbud, kundeoppfølging og ledelse. Regn deretter hva en tilbudsprosent eller to i økt treffprosent er verdt. Det er dette regnestykket som avgjør, ikke om bedriften føles stor nok til å ha kontor.

Deltid, innleie eller ansettelse

Mange bedrifter trenger ikke en hel stilling i starten. To eller tre dager i uka er nok for en bedrift med under ti montører, og en deltidsstilling er ofte enklere å rekruttere til enn du tror.

Alternativene er innleie fra et regnskaps- eller kontorservicebyrå, eller å utvide oppdraget til regnskapsføreren. Fordelen er fleksibilitet, ulempen er at ingen sitter tett på driften og kjenner kundene. Er hovedproblemet fakturering og bilag, kan byrå fungere. Er det telefon, materiell og oppfølging, må personen være hos dere.

Det som må på plass for at rollen virker

Skriv ned rutinene før personen starter. Hvordan en jobb blir klar til fakturering, hvem som godkjenner, hvilke frister som gjelder for purring, hvordan materiell bestilles og hva som skal arkiveres hvor.

Gi også tilgangene og fullmaktene som trengs. En kontormedarbeider som ikke får godkjenne en bestilling eller sende en faktura uten å spørre eieren, har ikke overtatt oppgaven, bare flyttet den til et ekstra ledd. Sett beløpsgrenser og la personen jobbe innenfor dem.

Vanlige spørsmål

Bør kontorstøtten kunne faget?

Ikke nødvendigvis, men det hjelper med grunnleggende forståelse av hva som skjer på en jobb. Det viktigste er nøyaktighet og evne til å følge en rutine uten å bli minnet på den.

Kan regnskapsføreren gjøre dette i stedet?

Regnskapsfører kan overta bilag, avstemming og deler av faktureringen. Det de ikke kan, er å svare kundene, følge opp montørenes timelister og bestille materiell.

Når er bedriften stor nok?

Når eieren bruker mer enn en dag i uka på oppgaver som ikke krever hans kompetanse, og når fakturering eller oppfølging systematisk blir liggende. Det skjer for de fleste et sted mellom fire og åtte montører.

Les videre