Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 5, 10 og 13, og bokføringsforskriften § 5-1-1 om dokumentasjonens innhold.
Hva et gyldig bilag må vise
Et kjøpsbilag må vise selger med organisasjonsnummer, kjøper, dato, hva som er levert, beløp og merverdiavgift. En bankutskrift er ikke et bilag, den viser bare at penger forsvant. En kortkvittering uten spesifikasjon er heller ikke nok. Mangler dokumentasjonen, ryker fradraget for merverdiavgift, og kostnaden kan bli avskåret i tillegg. Det er en dyr måte å spare et bilde på.
Kvitteringer fra felt
Montører som handler underveis, mister kvitteringer i bilen. Regelen som virker er å fotografere kvitteringen på stedet og knytte den til oppdraget med en gang. Da blir bilaget både bevart og henført til riktig jobb, og du får kostnaden på riktig prosjekt i tillegg til fradraget. Papiret skal fortsatt behandles etter oppbevaringsreglene, men gjenfinningen skjer digitalt.
Skriv hva bilaget gjelder, ikke bare hva det koster
To linjer med forklaring på uvanlige bilag sparer en e-postrunde. Hvem deltok på middagen, hvilket prosjekt hotellet gjaldt, hvorfor verktøyet ble kjøpt i stedet for leid. Regnskapsføreren kan ikke gjette, og gjetter han feil, blir kontoen feil og skattemessig behandling kanskje også. Kravet er ikke byråkrati: det er den samme dokumentasjonen du selv ville lett etter to år senere ved et bokettersyn.
Fast leveringsrytme
Lever alt innen en fast dag i måneden, og hold den. Bilag som kommer etter at perioden er lukket, må enten omperiodiseres eller føres i feil måned, og begge deler gir feil styringsinformasjon. En bedrift som leverer bilag hver måned til avtalt tid, får månedsrapporter som faktisk kan brukes til noe, mens en som leverer kvartalsvis får historieskriving.
Vanlige spørsmål
Hvor lenge må jeg oppbevare bilagene?
Regnskapsmateriale skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt etter bokføringsloven § 13. Elektronisk oppbevaring er tillatt når materialet er tilgjengelig i lesbar form i hele perioden, og det stiller krav til hvor du faktisk lagrer bildene.
Kan jeg kaste papirkvitteringen etter at jeg har tatt bilde?
Elektronisk oppbevaring er tillatt innenfor reglene, men noen bilagstyper og skanningskvalitet krever ekstra oppmerksomhet. Avklar praksis med regnskapsføreren din og skriv den ned, så gjør alle det samme og ingen kaster noe som skulle vært bevart.
Les videre
- Årsavslutning: slik forbereder du den uten stress i januar — Ryddige bilag gjennom året er halve årsoppgjøret.
- Reiseregning og diett: slik gjør du utbetalingen trekkfri — Reiseregninger er bilagstypen med flest formelle krav.
- Peppol: aksesspunkt, adresseregister og hvorfor det stopper — Nettverket elektronisk faktura sendes i. Aksesspunkt, adresseregister, kvitteringer.
- Byggestrøm på bygge- og anleggsplass — Midlertidig anlegg, permanente krav — og den installasjonen flest folk tar på uten opplæring.
- Mva på elektrikertjenester: slik håndterer du den i praksis — Registrering, sats, fradragsrett og de tre feilene som går igjen hos elektrikere.
- Koble til regnskapssystem: slik unngår du doble bilag — Hva som overføres, oppsett av kontoplan og avgiftskoder, og avstemming.
- Kontorstøtte i en håndverksbedrift: hva rollen kan overta — Ofte den billigste veien ut av eierens flaskehals, og lettere å bemanne enn en arbeidsleder.
- Velge regnskapsfører: spørsmålene som avgjør om det blir bra — Pris er det enkleste å sammenligne og det minst avgjørende. Se på tallene du får og når.