Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 om systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen, og arbeidsmiljøloven § 3-1.
Hva gjennomgangen skal svare på
Tre spørsmål: er systemet i samsvar med regelverket slik det er i dag, brukes det slik det er beskrevet, og virker det. Det siste måles på utfall: har vi hatt skader, nestenulykker, avvik fra tilsyn, eller gjentakende feil i leveransene. Et system som ikke har fanget opp noe i løpet av et år, har enten en helt eksepsjonell bedrift under seg eller et avvikssystem ingen bruker, og det er verdt å finne ut hvilken av delene det er.
Tallene du bør ha på bordet
Antall meldte avvik fordelt på type, antall lukkede avvik og gjennomsnittlig lukketid, sykefravær, skader og nestenulykker, gjennomførte opplæringstiltak, resultatet av eventuelle tilsyn, og status på kalibrering av instrumenter. Tallene trenger ikke være avanserte. De trenger å finnes, slik at diskusjonen handler om det som faktisk skjedde og ikke om hvem som har best hukommelse.
- Avvik meldt, lukket og gjentakende
- Skader, nestenulykker og sykefravær
- Gjennomført opplæring, inkludert FSE
- Tilsynsrapporter og status på avvik derfra
- Kalibrering og utstyrskontroll
Involver verneombudet og montørene
Gjennomgangen skal ikke være en ledelsesøvelse. Verneombudet skal delta, og minst én montør som faktisk står i arbeidet bør være med. De ser hvilke rutiner som ikke lar seg følge i praksis, og en rutine ingen kan følge, er en risiko forkledd som et dokument. Er verneombud ikke valgt, er det i seg selv et punkt til gjennomgangen: kravet om verneombud gjelder fra et lavt antall ansatte.
Skriv et kort referat med tiltak og frister
En side holder: hva ble gjennomgått, hva fungerer, hva må endres, hvem gjør det og innen når. Referatet er dokumentasjonen på at kravet er oppfylt, og det er også det som gjør at neste års gjennomgang kan starte med å sjekke om fjorårets tiltak faktisk ble gjennomført. Uten det blir gjennomgangen en ny samtale om de samme tingene hvert år.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte må internkontrollen gjennomgås?
Forskriften krever systematisk overvåking og gjennomgang, uten å fastsette et bestemt intervall for alle. Årlig er den etablerte praksisen i små og mellomstore virksomheter, og hyppigere gjennomgang er naturlig etter hendelser eller store endringer i driften.
Må gjennomgangen dokumenteres?
De delene av internkontrollen som skal være skriftlige, omfatter blant annet dokumentasjon på at systemet gjennomgås. Et kort referat med tiltak og frister er tilstrekkelig, og det er også den enkleste måten å vise et tilsyn at kravet er oppfylt.
Les videre
- Internkontroll fra null: slik bygger du et system som brukes — Gjennomgangen forutsetter at systemet finnes og er tatt i bruk.
- DLE-tilsyn: slik forbereder du bedriften på kontrollen — Referatet fra gjennomgangen er et av dokumentene tilsynet ber om.
- Oppstartsmøte før arbeidet begynner — Timen der alt kan avklares gratis — og den siste der spørsmål ikke virker vanskelige.
- Systemrevisjon fra DSB: hva innebærer det? — Kontroll av om systemet virker i praksis, ikke bare om permen finnes.
- Internkontroll som holder ved tilsyn: fra perm til bevis — Tilsynet ber om bevis, ikke om permen. Sporene rutinene legger igjen er det som teller.