Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 om kravene til det systematiske HMS-arbeidet, arbeidsmiljøloven § 3-1 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, og forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) med DSBs veiledning.
Bevisene et tilsyn ber om
Erfaringsmessig går tilsynet etter det samme hver gang: dokumentert risikovurdering for arbeidet dere faktisk utfører, oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, dokumentert opplæring med hvem som deltok og når, avvikssystemet med reelle avvik og hva som ble gjort, og referat fra den årlige gjennomgangen.
Legg merke til at alle fem har en dato og et navn. Et system uten datoer beviser ingenting, fordi det ikke går an å se om noe faktisk har skjedd eller om permen ble skrevet dagen før besøket.
- Risikovurdering med dato og hvem som deltok
- Oversikt over gjeldende regelverk for virksomheten
- Opplæringsbevis med deltakerliste
- Avvik som er meldt, behandlet og lukket
- Referat fra årlig gjennomgang
Et tomt avvikssystem er et funn
Bedrifter tror ofte at null registrerte avvik ser bra ut. For en erfaren tilsynsperson betyr det motsatte: enten skjer det ingenting i bedriften, eller så meldes ikke det som skjer.
Et avvikssystem med jevn tilførsel av små avvik og noen få større, med dokumentert behandling, er et sunnhetstegn. Det viser at terskelen for å melde er lav og at systemet brukes. Er systemet deres tomt, er den riktige responsen ikke å finne på noe, men å spørre montørene hvorfor de ikke melder — svaret er som regel at det er tungvint eller at ingenting skjer når de gjør det.
Risikovurderingen må gjelde deres arbeid
En generisk risikovurdering hentet fra en mal, med farer som ikke finnes hos dere og uten de som gjør det, er verdiløs. Den skal dekke det arbeidet dere faktisk utfører: arbeid nær spenningssatte anlegg, arbeid i høyde, arbeid i trange rom, kjøring, tunge løft, og arbeid alene.
Gjør vurderingen sammen med montørene. De vet hvilke situasjoner som faktisk er farlige, og de eier tiltakene bedre når de har vært med på å bestemme dem. Skriv ned dato, deltakere og hvilke tiltak som ble besluttet, og revider når arbeidet endrer seg.
Koble internkontrollen til den daglige driften
Et system som lever i en perm, oppdateres aldri. Et system som er bygget inn i arbeidsflyten, oppdaterer seg selv. Sjekklisten for sluttkontroll er både en kvalitetsrutine og et internkontrolldokument. Avviksmeldingen som gjøres fra telefonen på stedet, er både HMS og læring.
Se derfor på hvilke av kravene som allerede dekkes av noe dere gjør, og dokumenter det i stedet for å lage noe nytt ved siden av. To parallelle systemer betyr alltid at ett av dem er dødt, og det er alltid det som ikke brukes daglig.
Den årlige gjennomgangen
Én gang i året skal systemet gjennomgås. Agendaen bør være konkret: hvilke avvik har vi hatt, hva var årsakene, er risikovurderingen fortsatt riktig, er opplæringen à jour, har regelverket endret seg, og har bedriften passert terskler som utløser nye krav.
Det siste er verdt en egen sjekk. Antall ansatte avgjør blant annet krav til verneombud og arbeidsmiljøutvalg, og tersklene ble endret ved lovendringen som trådte i kraft 1. januar 2024. En bedrift som vokser, passerer slike grenser uten at noen legger merke til det.
Forbered tilsynet uten å pynte
Når varselet kommer, gå gjennom de fem bevisene og finn ut hva som mangler. Mangler noe, er det bedre å si at det mangler og vise hva dere gjør med det, enn å produsere dokumenter med tilbakedatering.
Tilsynsfolk gjenkjenner et system som er laget kvelden før. En bedrift som er ærlig om et hull og har en plan for det, får som regel et avvik med frist. En bedrift som prøver å skjule det, får et avvik og et tillitsproblem som følger med til neste tilsyn.
Vanlige spørsmål
Hvor omfattende må systemet være?
Det skal stå i forhold til virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. For en liten elektrikerbedrift betyr det få dokumenter som faktisk brukes, ikke en perm på hundre sider.
Kan vi kjøpe et ferdig internkontrollsystem?
Du kan kjøpe strukturen, men innholdet må være deres eget. En risikovurdering og en rutinesamling som ikke beskriver deres arbeid, oppfyller ikke kravet uansett hvor pent den er satt opp.
Hvem har ansvaret for internkontrollen?
Arbeidsgiver, altså virksomhetens ledelse. Ansvaret kan ikke delegeres bort, selv om oppgaver kan fordeles. Daglig leder har i tillegg plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
Hva skjer hvis vi får et avvik?
Normalt et pålegg om retting med en frist. Rettes det ikke, kan det følge tvangsmulkt. Et avvik er ikke en katastrofe, men et ubehandlet avvik ved neste tilsyn er en helt annen sak.
Må montørene ha tilgang til systemet?
Ja. Rutiner de skal følge, må være tilgjengelige der arbeidet skjer. Et system som bare ligger på kontorets skrivebord, er ikke i bruk i den delen av virksomheten der risikoen faktisk er.
Les videre
- Internkontroll fra null: slik bygger du et system som brukes — Selve oppbyggingen av systemet, i riktig rekkefølge.
- Avvik i internkontrollen: slik meldes, behandles og lukkes de — Avvikssystemet er det tilsynet ser nærmest på.
- Tilsyn fra Arbeidstilsynet: hva de spør om og hva du må vise — Arbeidstilsynet spør om delvis andre bevis enn eltilsynet.
- Årlig gjennomgang av internkontrollen: agenda som virker — Den årlige gjennomgangen er ett av bevisene som etterspørres.
- Sentral godkjenning: slik søker elektroforetaket, og når det lønner seg — Frivillig ordning, men brukt som silingskriterium i anbud. Her er kravene og regnestykket.
- Personalhåndbok for en elektrikerbedrift: kort nok til å bli lest — Alt som gjelder alle hører hjemme her — men det som er avtalt individuelt, må stå i avtalen.
- Standardisere arbeidsprosessene: de fem som må på plass først — Bestem hvordan de tingene som alltid skal gjøres, skal gjøres. Resten er fortsatt fagets skjønn.
- Verneombud i elektrikerbedriften: valg, opplæring og rolle — Verneombudet har reelle rettigheter, blant annet retten til å stanse farlig arbeid.
- Vernerunde når arbeidsplassen er en bil: slik gjør du den nyttig — Arbeidsplassen er bilene og byggeplassene. Runden må dekke dem, ikke bare kontorlokalet.