Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 5 og 13 om dokumentasjon og oppbevaring, som gjelder også for data som flyttes mellom systemer.
Kjør alltid en testimport først
Ta et utvalg på femti til hundre rader som dekker de spesialtilfellene du vet om: kunder uten organisasjonsnummer, adresser i utlandet, navn med spesialtegn, og kunder med både privat og firmatilknytning. Importer dem, se på resultatet i systemet, og rett kildefilen. Feil som oppdages på hundre rader, tar minutter å rette. De samme feilene på åtte tusen rader tar dager.
Kontrolltall før og etter
Noter antall rader i kildefilen, antall importerte, antall avviste og årsaken til avvisning. Sum utestående fakturaer skal stemme til øret mot det gamle systemet. Antall åpne jobber og tilbud skal stemme. Går tallene ikke opp, stopp og finn ut hvorfor før du fortsetter. En import der hundre kunder forsvant stille, oppdages typisk et halvt år senere av en montør som ikke finner en adresse.
- Antall rader inn, importert og avvist
- Sum utestående mot gammelt system
- Antall åpne jobber og tilbud
- Stikkprøve på ti tilfeldige kunder
- Kontroll av vedlegg og dokumenter
Åpne poster krever ekstra omhu
Utestående fakturaer, pågående jobber og aktive serviceavtaler er de dataene som brukes fra dag én. Feil her merkes umiddelbart: en purring på en betalt faktura, eller en montør sendt til en jobb som ble avsluttet. Gå gjennom åpne poster manuelt etter import, uansett hvor mange de er. Antallet er som regel håndterbart, og det er den listen som avgjør om de to første ukene blir rolige eller kaotiske.
Ha en vei tilbake
Importer alltid med en identifikator som gjør at hele partiet kan angres samlet. Uten det må feilimporterte rader ryddes manuelt, og da blir resultatet en blanding av gamle og nye data ingen har oversikt over. Ta også vare på kildefilene som ble importert, både som dokumentasjon og fordi du kan trenge å importere en korrigert versjon av akkurat den filen senere.
Vanlige spørsmål
Bør vi importere all historikk?
Importer det du faktisk skal bruke: kunder, anlegg, dokumentasjon og åpne poster. Eldre fakturahistorikk kan ofte ligge i et arkiv i stedet, så lenge oppbevaringsplikten er oppfylt og materialet er lesbart.
Hva gjør vi med jobber som er halvferdige ved overgangen?
Legg dem inn i det nye systemet med påløpte timer og materiell som en åpningspost, og fullfør dem der. Å ferdigstille dem i det gamle systemet gir dobbel bokføring og gjør at prosjektregnskapet ikke finnes noe sted i sin helhet.
Les videre
- Rydde kundelista: slik gjør du den klar for import — Ryddingen skjer før importen, ikke i systemet etterpå.
- Bytte fagsystem: slik gjør du det uten å miste historikken — Importen er ett steg i den samlede overgangsplanen.
- Fordele jobber på montørene: slik gjør du det systematisk — Fordeling etter kompetanse, geografi og kunde, uten å skape uunnværlige folk.
- Dekningsgrad som styringstall i håndverksbedriften — Dekningsbidrag delt på omsetning. Gjør små og store jobber sammenlignbare.
- Eksportere data fra gammelt system: slik får du ut alt — Hvilke uttrekk du ber om, i hvilke formater, og hva du gjør ved motstand.