Hjemmel og kilde
Personopplysningsloven med GDPR artikkel 5 om riktighet og lagringsbegrensning, og Enhetsregisteret som fasit for organisasjonsnumre.
Finn dublettene først
Sorter på telefonnummer, e-post og adresse, ikke bare på navn. Samme kunde ligger ofte som privatperson og som firma, eller med og uten mellomnavn. Slå sammen slik at historikken følger med, og velg én oppføring som beholdes. Dubletter er ikke bare rot: de gjør at en kunde får to purringer, at rabattavtalen bare virker på den ene, og at ingen ser hele historikken på anlegget.
Vask næringskundene mot Enhetsregisteret
Organisasjonsnummer er nøkkelen til riktig firmanavn, adresse og status. Slå opp numrene og oppdater navn og adresse fra registeret. Da finner du samtidig hvilke kunder som er slettet, konkurs eller fusjonert inn i noe annet. En kunde som ikke lenger finnes, skal ikke med i den nye kundelista, men fakturahistorikken kan fortsatt være nødvendig å oppbevare.
Bestem hva som er en aktiv kunde
Sett en enkel regel: kunder uten oppdrag de siste fem årene og uten utestående, merkes som inaktive og importeres eventuelt i et eget arkiv. Personvernregelverket krever at personopplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig, og en kundeliste som vokser i det uendelige er både et personvernproblem og et praktisk problem. Regnskapsmaterialet er noe annet og har sin egen oppbevaringsplikt.
- Dubletter slått sammen på telefon, e-post og adresse
- Næringskunder oppdatert mot Enhetsregisteret
- Konkurs og slettede foretak merket
- Inaktive kunder skilt ut
- Manglende adresser og kontaktpersoner fylt ut eller fjernet
Standardiser formatene
Telefonnumre med og uten landkode, postnumre som har mistet ledende null, og adresser der postnummer og sted ligger i samme felt, skaper problemer ved import. Rydd formatene i regnearket før import, ikke etterpå i systemet. Én times arbeid med søk og erstatt sparer flere dager med manuell retting, og det gir dessuten en kundeliste der utsending faktisk når fram første gang.
Vanlige spørsmål
Kan vi slette gamle kunder helt?
Kundeopplysninger kan slettes når det ikke lenger er behov for dem, men regnskapsmateriale som fakturaer må oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. I praksis betyr det at du kan rydde kundelista uten å røre fakturaarkivet.
Hvem bør gjøre ryddejobben?
Noen som kjenner kundene, gjerne sammen med en som kan regneark. Automatisk dublettsammenslåing uten faglig blikk slår ofte sammen to reelle kunder med samme adresse, som to leiligheter i samme bygg, og det er vanskelig å oppdage etterpå.
Les videre
- Importere kunder og jobber: slik gjør du det kontrollert — Importen blir bare så god som lista du sender inn i den.
- GDPR i elektrikerbedriften: slik gjør du det håndterbart — Sletting og lagringstid er også et personvernkrav.
- Mva-melding steg for steg: slik leverer du uten feil — Terminer, frister og de fem avstemmingene du gjør før innsending.
- Anleggets dokumentasjonsmappe: hva skal ligge der? — Alt som gjør anlegget forståelig uten å ringe deg — ordnet slik at det kan finnes.
- Bytte fagsystem: slik gjør du det uten å miste historikken — Uttrekk, oppbevaringsplikt, rekkefølge på migreringen og kort dobbeltdrift.