Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 5 og 7 om dokumentasjon og bokføring, og merverdiavgiftsloven §§ 15-9 og 8-1 om tidfesting og fradrag.
Bestem hva som skal overføres
Vanligvis går salgsfakturaer og eventuelt lønnsgrunnlag fra fagsystemet til regnskapet, mens innbetalinger og kundestatus går tilbake. Leverandørfakturaer håndteres oftest i regnskapssystemet. Bestem retningen på hver datatype før oppsettet, ellers ender samme faktura opp begge steder. Doble bilag er den vanligste integrasjonsfeilen, og den gir både feil omsetning og feil merverdiavgift.
Kontoplan og avgiftskoder settes opp én gang
Hver varegruppe og hver tjenestetype skal peke på riktig konto og riktig avgiftskode. Gjør denne jobben sammen med regnskapsføreren før første overføring, og test med noen få fakturaer. En feil avgiftskode på en varegruppe gir feil i hver eneste faktura som inneholder den, og feilen oppdages typisk først i avstemmingen før mva-meldingen, når det er hundrevis av bilag å rette.
Avstem hver måned
Sammenlign omsetning i fagsystemet med bokført omsetning, antall fakturaer med antall bilag, og kundefordringene i begge systemer. Avvik som fanges opp samme måned tar minutter å forklare. Avvik som får ligge til årsoppgjøret, blir en jobb ingen vil ha. Legg avstemmingen inn som et fast punkt i månedsrutinen sammen med avstemming av bank og merverdiavgift.
- Omsetning i fagsystem mot bokført omsetning
- Antall fakturaer mot antall bilag
- Kundefordringer i begge systemer
- Feillogg fra integrasjonen gjennomgått
- Nye artikler og varegrupper kontrollert
Følg med på feilloggen
Alle integrasjoner feiler av og til: en kunde mangler organisasjonsnummer, en konto er sperret, en faktura har en artikkel uten kontokobling. Feilene havner i en logg noen må lese. Skjer det ikke, står fakturaer ubokførte i ukevis mens alle tror at systemet gjør jobben. Sett en fast ansvarlig og en fast dag, akkurat som med purringer og avviste EHF-fakturaer.
Vanlige spørsmål
Trenger vi fortsatt regnskapsfører med integrasjon?
Integrasjonen fjerner punching, ikke faglige vurderinger. Periodiseringer, avsetninger, skattemessige spørsmål og årsoppgjør krever fortsatt kompetanse. Det integrasjonen gir deg, er at regnskapsførerens timer går til vurdering i stedet for til registrering.
Hva om vi bytter regnskapssystem senere?
Da må koblingen settes opp på nytt, men kontoplanen og avgiftskodene kan som regel gjenbrukes. Ta vare på dokumentasjonen av oppsettet, for det er den som gjør neste overgang til en dags arbeid i stedet for en uke.
Les videre
- Bilag til regnskapsfører: slik ordner du dem uten etterarbeid — Bilagsrutinen må virke selv når fakturaene går automatisk.
- Mva-melding steg for steg: slik leverer du uten feil — Avgiftskodene i integrasjonen avgjør om meldingen blir riktig.
- Prisøkning fra leverandør: slik unngår du å bære den alene — Varsling, prisregulering i avtaler, og hvordan du oppdager økningen i tide.
- Prise småjobber: slik unngår du at de spiser opp marginen — Faste kostnader per oppdrag, minstepris, pakkepriser og gruppering.
- Velge regnskapsfører: spørsmålene som avgjør om det blir bra — Pris er det enkleste å sammenligne og det minst avgjørende. Se på tallene du får og når.
- Føre regnskapet selv: hva du kan overta og hva du bør la ligge — Flytt den løpende bokføringen inn, behold årsoppgjøret ute. Sjelden riktig å gjøre alt selv.
- Kontoplan for elektrikerbedriften: bygget for å styre etter — Noen få valg ved oppstart avgjør om regnskapet blir rapportering eller styringsinformasjon.