Hjemmel og kilde
Foreldelsesloven §§ 2, 3, 14 og 15 om frister og avbrudd, inkassoloven §§ 9 og 10 om inkassovarsel og betalingsoppfordring, forsinkelsesrenteloven § 2, og merverdiavgiftsloven § 4-7 om tap på utestående fordring.
Lag den aldersfordelte listen
Hent ut alle utestående fakturaer sortert på forfallsdato, gruppert i under tretti dager, tretti til seksti, seksti til nitti, og over nitti. Sum hver gruppe. De fleste blir overrasket over hvor mye som ligger i den siste.
Denne listen bør uansett kjøres hver måned, ikke bare når du rydder. Den er det tidligste varselet du får på at en kunde har problemer, og den er et fast punkt i månedsrapporteringen i enhver bedrift som har kontroll.
Del bunken i fire
Første bunke: kunder som betaler sent, men betaler. Disse trenger bare systematisk purring. Andre bunke: kunder som har innsigelser, reelle eller ikke. Disse må håndteres som en sak, ikke som en purring. Tredje bunke: kunder som ikke svarer. Disse trenger et formelt løp. Fjerde bunke: krav som er tapt, fordi kunden er borte eller insolvent.
Behandle bunkene i denne rekkefølgen, og bruk ulike virkemidler på hver. Den vanligste feilen er å sende samme purring til alle fire, som gir null effekt på tre av dem.
- Betaler sent: systematisk purring
- Har innsigelse: behandles som sak, ikke purring
- Svarer ikke: formelt løp med frister
- Tapt: konstater tapet og korriger merverdiavgiften
Foreldelsen er den harde fristen
Den alminnelige foreldelsesfristen er tre år etter foreldelsesloven § 2, regnet fra den dagen kravet tidligst kunne kreves oppfylt. Går fristen ut, er kravet borte, uansett hvor godt dokumentert det er.
Fristen avbrytes ved at skyldneren erkjenner kravet, eller ved at det tas rettslig skritt. En purring avbryter ikke foreldelsen. Det gjør heller ikke en telefonsamtale der kunden sier han skal ordne det, med mindre du kan dokumentere erkjennelsen. Skriftlig erkjennelse, en nedbetalingsavtale eller forliksklage er det som virker.
Det formelle løpet
Purring med gebyr innenfor rammene, deretter inkassovarsel med minst fjorten dagers frist etter inkassoloven § 9. Betaler kunden fortsatt ikke, er neste steg inkasso eller forliksklage. Forsinkelsesrente kan kreves fra forfall etter forsinkelsesrenteloven § 2, og satsen fastsettes to ganger i året.
Vær konsekvent på fristene. En kunde som lærer at purringen din kommer tre måneder for sent og aldri følges opp, prioriterer andre leverandører. Det er ikke fordi han er uærlig, det er fordi han også har en likviditet å styre.
Når tapet skal konstateres
Et krav som ikke lar seg inndrive, skal tapsføres. Merverdiavgiftsloven § 4-7 gir adgang til å korrigere beregningsgrunnlaget når en utestående fordring anses endelig konstatert tapt, og vilkårene for det er nærmere regulert.
Det betyr i praksis at du må ha forsøkt inndrivelse på en dokumenterbar måte før du kan tapsføre med virkning for merverdiavgiften. Å bare gi opp holder ikke. Ta prosessen med regnskapsfører, og gjør det samme året tapet oppstår i stedet for å la fordringen ligge og pynte på balansen.
Vanlige spørsmål
Kan jeg kreve renter på gamle krav?
Forsinkelsesrente kan kreves fra forfall etter forsinkelsesrenteloven § 2, med den satsen som gjelder for perioden. Rentekravet foreldes for øvrig etter egne regler, så det lønner seg ikke å vente.
Avbryter en purring foreldelsesfristen?
Nei. Foreldelse avbrytes ved erkjennelse fra skyldneren eller ved rettslige skritt. En purring, uansett hvor mange du sender, stopper ikke fristen.
Bør vi bruke inkassobyrå?
For krav du selv ikke har kapasitet til å følge opp, ja. Byrået har rutiner og systemer for oppfølging. Vurder samtidig kundeforholdet: skal kunden brukes igjen, kan en samtale være bedre enn et inkassokrav.
Hva gjør vi når kunden har en reell innsigelse?
Da er det ikke en betalingssak, men en tvist om leveransen. Behandle den som en reklamasjon, dokumentér hva som er utført, og skill den delen av kravet som ikke er bestridt fra den som er.
Les videre
- Ubetalt faktura: slik driver du inn kravet steg for steg — Trappen fra forfall til tvangsgrunnlag, med fristene underveis.
- Slik tapsfører du en kundefordring uten å bomme på mva — Hva som kreves for at tapet kan konstateres og merverdiavgiften korrigeres.
- Kredittvurdere nye kunder: sjekken som tar to minutter — Det beste tiltaket mot gamle fordringer er å ikke få dem.
- Forsinkelsesrente — den løper uten at du har avtalt noe — Hjemmelen og satsen for renter fra forfall.
- Likviditetsbudsjett for elektrikerbedriften: tolv måneder fram i tid — Resultatet sier om du tjener penger. Likviditeten sier om du har dem. De to er ikke det samme.