Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 om skriftlige rutiner, forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) §§ 12 og 13 om samsvarserklæring og dokumentasjon, og bokføringsloven § 5 om dokumentasjon av medgått tid.
De fem prosessene som må standardiseres først
Befaring: hva som skal måles, fotograferes og noteres. Timeføring: hva som registreres, når og på hvilket detaljnivå. Materiellregistrering: når uttaket føres og på hvilket oppdrag. Sluttkontroll og dokumentasjon: hvilke målinger som dokumenteres og hvordan erklæringen utstedes. Overlevering til kunde: hva kunden får, i hvilken form.
Disse fem er valgt fordi de påvirker både penger og etterlevelse. Slurv i de fire første koster direkte i kroner. Slurv i den femte koster i tvister og i tilsynsavvik.
- Befaring: måling, foto og notat
- Timeføring: hva, når og hvor detaljert
- Materiell: registrering ved uttak
- Sluttkontroll og samsvarserklæring
- Overlevering av dokumentasjon til kunde
Skriv sjekklister, ikke instrukser
En instruks på to sider blir lest én gang. En sjekkliste på ti punkter blir brukt hver gang. Forskjellen er at sjekklisten er en handling og instruksen er en beskrivelse.
Skriv derfor prosessene som punkter som kan hukes av, i den rekkefølgen de faktisk gjøres. Hold dem korte nok til å få plass på en skjerm uten å bla. Og la den som utfører arbeidet skrive utkastet — en sjekkliste laget av en montør blir brukt, en laget av eieren blir kommentert.
Test på én person før du ruller ut
Ta én montør og én prosess, og bruk den i to uker. Da finner du feilene: punkter som er unødvendige, punkter som mangler, rekkefølge som ikke stemmer med hvordan jobben faktisk gjøres.
Juster, og rull deretter ut til alle med den montøren som forklarer hvorfor. En rutine som presenteres av en kollega som har brukt den, møter langt mindre motstand enn en som kommer fra kontoret. Det er også en billig måte å bygge eierskap på hos den som var med.
Hold antallet lavt
Den vanligste feilen er å standardisere for mye. En bedrift med tjue rutiner har i praksis ingen, fordi ingen husker dem. Fem til åtte er et fornuftig antall for en elektrikerbedrift under tjue ansatte.
Spør ved hver ny rutine: hva går galt uten den, og hvor mye koster det. Er svaret uklart, ikke lag den. Standardisering har en kostnad i tid og i frihetsfølelse, og den kostnaden må forsvares av noe konkret.
Rutinene må vedlikeholdes
En rutine som ikke er oppdatert på tre år, beskriver en arbeidsmåte som ikke lenger finnes. Da slutter folk å bruke den, og da mister du også de rutinene som fortsatt er riktige, fordi tilliten til hele samlingen forsvinner.
Gå gjennom rutinene én gang i året, gjerne i samme møte som den årlige gjennomgangen av internkontrollen. Spør for hver: brukes den, er den riktig, kan den kortes ned. Slett de som ikke brukes. En slettet rutine er bedre enn en som alle vet er utdatert.
Koblingen til internkontroll og tilsyn
Flere av disse prosessene er samtidig krav i regelverket. Internkontrollforskriften krever skriftlige rutiner for å avdekke og forebygge brudd, og elektroregelverket krever at arbeidet planlegges, utføres, kontrolleres og dokumenteres.
Det betyr at standardiseringen ikke er et frivillig effektiviseringstiltak alene — den er delvis noe dere skal ha uansett. Bygg derfor rutinene slik at de dekker begge formål, i stedet for å ha én samling for drift og en annen for tilsynet. To parallelle systemer betyr at minst ett av dem er dødt.
Vanlige spørsmål
Blir ikke montørene mindre selvstendige av sjekklister?
Sjekklister dekker det som alltid skal gjøres, ikke de faglige vurderingene. Erfaringen fra fag med høy risiko er at de frigjør oppmerksomhet til vurderingene i stedet for å binde den.
Hvor detaljert bør en rutine være?
Så detaljert at en ny montør kan følge den uten å spørre, og ikke mer. Blir den lengre enn én skjerm, er den sannsynligvis for detaljert eller dekker for mye.
Hvem eier rutinene?
En navngitt person, ikke bedriften generelt. Uten en eier blir de ikke oppdatert, og uten oppdatering blir de ikke brukt.
Hva gjør vi når noen ikke følger rutinen?
Spør hvorfor før du irettesetter. I halvparten av tilfellene er rutinen feil eller upraktisk, og da er det den som skal endres. I den andre halvparten er det en tydelig forventning som må gjentas.
Les videre
- Internkontroll som holder ved tilsyn: fra perm til bevis — Flere av rutinene er samtidig krav i internkontrollforskriften.
- Dokumentmaler: slik lager du et sett som faktisk brukes — Malene er den andre halvdelen av standardiseringen.
- Vokse fra én til fem servicebiler: tersklene og det som ryker — Behovet oppstår ved fire til fem montører, ikke før.
- Sluttkontroll: slik gjennomfører og dokumenterer du den — Sluttkontrollen er en av de fem prosessene som må standardiseres.
- Eier som slutter som montør: overgangen fra verktøy til ledelse — Den vanskeligste endringen i en håndverksbedrift, og nesten alltid nødvendig rundt seks ansatte.