Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold, FEL §§ 12 og 13 om dokumentasjon og samsvarserklæring, og internkontrollforskriften § 5.
Malene bedriften trenger
Tilbud med forutsetninger, ordrebekreftelse, endringsbestilling, timeliste, sjekkliste for sluttkontroll, samsvarserklæring, overleveringsprotokoll, faktura, purring og inkassovarsel, avviksmelding, og en enkel SJA. Elleve maler dekker hele driften. Hver av dem har et minsteinnhold som følger av lov eller forskrift, og malen er stedet der du sikrer at innholdet er med hver gang uten at noen må huske det.
- Tilbud med forutsetninger og gyldighetsdato
- Endringsbestilling for tilleggsarbeid
- Sjekkliste for sluttkontroll med målefelt
- Samsvarserklæring med avgrensning av omfang
- Faktura med innholdskravene i bokføringsforskriften
- Avviksmelding og sikker jobb-analyse
Bygg kravene inn i malen
En sjekkliste for sluttkontroll med felter for måleverdier gir målte verdier. En sjekkliste med bare avkryssingsbokser gir kryss. En fakturamal med alle feltene fra bokføringsforskriften § 5-1-1 gir gyldige fakturaer. Poenget med maler er ikke å spare skriving, men å flytte kravene fra hukommelse til struktur. Det er også derfor de må vedlikeholdes når reglene eller rutinene endres.
Én versjon, ett sted
Legg malene ett sted alle har tilgang til, med dato og versjonsnummer. Fjern gamle versjoner i stedet for å la dem ligge. Utpek én ansvarlig for å oppdatere. Bedrifter med maler spredt på skrivebord og e-poster ender med at det viktigste dokumentet i en tvist er en gammel versjon uten en formulering som ble lagt inn nettopp for å unngå den situasjonen.
Bedre enn maler: felter i systemet
En mal som må fylles ut manuelt, blir fylt ut ujevnt. Ligger de samme feltene i fagsystemet som obligatoriske steg i jobben, blir de fylt ut hver gang, og innholdet kan gjenbrukes til faktura og dokumentasjon. Har du malene på plass, er de dessuten den beste kravspesifikasjonen når du skal sette opp systemet, fordi de beskriver nøyaktig hva som må registreres.
Vanlige spørsmål
Kan vi bruke maler fra en bransjeorganisasjon?
Ja, det er et godt utgangspunkt, særlig for det som er regelstyrt. Tilpass språket og innholdet til hvordan dere faktisk jobber, ellers beskriver malene en rutine som ikke finnes, og det er verre enn å ikke ha malen.
Hvor ofte bør malene gjennomgås?
Én gang i året, og alltid etter en hendelse eller en tvist som avdekket at noe manglet. Ta gjennomgangen samtidig med den årlige gjennomgangen av internkontrollen, så blir det gjort i stedet for utsatt.
Les videre
- Samsvarserklæring: slik skriver du en som faktisk holder — Samsvarserklæringen er malen med størst juridisk konsekvens.
- Internkontroll fra null: slik bygger du et system som brukes — Flere av malene er en del av internkontrolldokumentasjonen.
- Sikker jobb-analyse: slik skriver du en som faktisk brukes — Når SJA kreves, hvem som deltar, og hvordan den holdes kort nok til å bli lest.
- Lager i bil: slik setter du opp et som faktisk stemmer — Sortiment, påfylling og registrering som gjør at bilagslageret stemmer.
- Personalhåndbok for en elektrikerbedrift: kort nok til å bli lest — Alt som gjelder alle hører hjemme her — men det som er avtalt individuelt, må stå i avtalen.
- Standardisere arbeidsprosessene: de fem som må på plass først — Bestem hvordan de tingene som alltid skal gjøres, skal gjøres. Resten er fortsatt fagets skjønn.