Hjemmel og kilde
Skattefri sats for kilometergodtgjørelse fastsettes årlig av Skattedirektoratet i takserings- og forskuddssatsene. Krav til reiseregningens innhold for at godtgjørelsen skal være trekkfri følger av skattebetalingsforskriften kapittel 5-6. Overskytende beløp er avgiftspliktig etter folketrygdloven § 23-2.
To satser, ikke én
Utbetalt godtgjørelse = kilometer × utbetalt sats.
Trekkfri del = kilometer × skattefri sats.
Trekkpliktig del = utbetalt − trekkfri.
Den utbetalte satsen er den bedriften har avtalt, ofte statens reiseregulativ. Den skattefrie satsen er den Skattedirektoratet fastsetter, og den kan være lavere. Er den det, oppstår det en trekkpliktig differanse selv om bedriften følger et regulativ til punkt og prikke.
Begge satsene endres, og de skal slås opp for det året utbetalingen gjelder. Ingen av dem skal huskes fra i fjor.
Eksempel: 1 240 kilometer i mai
En montør har kjørt 1 240 kilometer i yrket i mai. Vi regner med at bedriften utbetaler 5,00 kroner per kilometer, og at den skattefrie satsen er 3,50 kroner — sett inn de satsene som faktisk gjelder for året.
Utbetalt: 1 240 × 5,00 = 6 200 kroner.
Trekkfri del: 1 240 × 3,50 = 4 340 kroner.
Trekkpliktig del: 6 200 − 4 340 = 1 860 kroner.
Av de 1 860 kronene skal det gjennomføres forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift, og beløpet skal innrapporteres som lønn i a-meldingen. De 4 340 kronene er trekkfri utgiftsdekning og holdes utenfor både trekk og avgiftsgrunnlag — men bare hvis reiseregningen tilfredsstiller kravene.
Merk også at kjøregodtgjørelse ikke inngår i feriepengegrunnlaget, siden det er utgiftsdekning og ikke arbeidsvederlag. Den trekkpliktige delen er derimot lønn, og den følger lønnens regler fullt ut.
Reiseregningen er vilkåret, ikke formaliteten
For at godtgjørelsen skal være trekkfri, må det foreligge en reiseregning med de opplysningene regelverket krever: hvem som har kjørt, dato, formål med reisen, hvilken strekning som er kjørt med utgangspunkt og endepunkt, og antall kilometer.
Mangler opplysningene, er hele beløpet trekkpliktig — ikke bare det som overstiger satsen. Det er den harde konsekvensen som overrasker ved bokettersyn, og den rammer bedrifter som har betalt riktig beløp, men dokumentert det dårlig.
Skill også mellom yrkeskjøring og reise mellom hjem og fast arbeidssted. Det siste er privat reise, uansett hvor tidlig på morgenen den skjer. For en montør som kjører direkte fra hjemmet til varierende oppdragssteder, kan grensen være mer sammensatt, og den bør avklares med regnskapsfører for bedriftens konkrete opplegg — helst før, ikke etter, at et år er utbetalt.
Bruker bedriften firmabil i stedet, gjelder helt andre regler: da er det fordelen ved privat bruk som beskattes, og da skal det ikke i tillegg utbetales kilometergodtgjørelse for den samme kjøringen.
Vanlige spørsmål
Hvor finner jeg den skattefrie satsen?
I Skattedirektoratets forskudds- og takseringssatser for det aktuelle året. Satsen kunngjøres årlig, og den kan avvike fra satsen i statens reiseregulativ — det er nettopp avviket som skaper den trekkpliktige delen.
Kan jeg bare utbetale den skattefrie satsen og slippe alt papirarbeidet?
Du slipper den trekkpliktige differansen, men ikke reiseregningen. Kravene til dokumentasjon gjelder for at godtgjørelsen skal være trekkfri i det hele tatt, uansett hvilken sats som brukes.
Gjelder dette også for varebil som brukes i jobben?
Kjører den ansatte bedriftens varebil, utbetales det ikke kilometergodtgjørelse — bedriften har allerede kostnadene. Da er spørsmålet i stedet om det foreligger privat bruk som skal beskattes som fordel.
Les videre
- Forskuddstrekk: hva som trekkes, av hva, og når — Den trekkpliktige delen går rett inn i trekkgrunnlaget — her er den beregningen.
- Saldoavskrivning av varebil: regn restverdien år for år — Alternativet til godtgjørelse er bedriftens egen bil, som avskrives etter egne regler.
- Arbeidsgiveravgift per sone: grunnlag, sats og kroner — Overskytende godtgjørelse er avgiftspliktig lønn på lik linje med annen lønn.
- Feriepenger etter ferieloven: hva som teller med — Lønn fra i fjor, utbetalt i år. Grunnlaget bestemmes av ferieloven § 10.
- Kostnad per kilometer: full kostnad og marginalkostnad — Full kostnad = alle årskostnader delt på km. Marginal = bare de variable. To ulike beslutninger.