Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften delkapittel 8-1 om bygge- og anleggsvirksomhet, med krav om prosjektregnskap for oppdrag over beløpsgrensen på 300 000 kroner ekskl. mva.
Når kravet utløses
Bygge- og anleggsvirksomhet skal utarbeide prosjektregnskap for oppdrag som overstiger beløpsgrensen i forskriften, som er 300 000 kroner uten merverdiavgift. Grensen gjelder oppdraget, ikke den enkelte fakturaen, og tilleggsarbeid regnes med i vurderingen av om grensen passeres.
For en elektrikerbedrift betyr det at grensen treffer flere oppdrag enn folk tror. Et boligprosjekt, en næringsrehabilitering eller en større serviceavtale havner fort over, og da skal regnskapet føres fra begynnelsen, ikke fra det tidspunktet noen oppdaget at grensen var passert.
Hva regnskapet skal vise
Prosjektregnskapet skal vise kostnadene som er påløpt på prosjektet, spesifisert slik at de kan kontrolleres, og det skal kunne avstemmes mot bedriftens totalregnskap. Timer, materiell, underentrepriser og andre direkte kostnader skal kunne henføres til prosjektet, og inntektssiden skal vise hva som er fakturert.
Avstemmingskravet er det som gjør at prosjektregnskapet ikke kan være et sideregneark. Summen av prosjektene skal henge sammen med regnskapet for øvrig, og differansene skal kunne forklares.
- Timer per prosjekt, fra timedokumentasjonen.
- Materiell og innkjøp henført til prosjektet.
- Underentrepriser og innleie.
- Fakturert beløp, inkludert a konto.
- Avstemming mot totalregnskapet.
Dokumentasjonen rundt prosjektet
Til prosjektregnskapet hører også underlaget: kontrakt eller tilbud, tegninger og beskrivelser, endrings- og tilleggsmeldinger, og korrespondanse av betydning for oppgjøret. Det er dette som blir avgjørende hvis det oppstår tvist om hva som var avtalt og hva som var tillegg.
For din egen del er verdien størst underveis. Et prosjektregnskap som oppdateres løpende, viser når timeforbruket løper fra kalkylen mens det fortsatt er mulig å ta det opp med kunden. Oppdages det ved sluttoppgjøret, er samtalen tapt før den begynner.
Vanlige spørsmål
Gjelder grensen per faktura eller per oppdrag?
Per oppdrag. Deler du et prosjekt opp i flere fakturaer, endrer det ikke vurderingen, og tilleggsarbeid som gjør at oppdraget passerer grensen utløser kravet.
Må prosjektregnskapet føres i et eget system?
Nei, kravet gjelder innhold og avstemming. Det må likevel kunne fremlegges som et regnskap per prosjekt, og det må kunne avstemmes mot totalregnskapet uten uforholdsmessig arbeid.
Les videre
- Dokumentasjon av medgått tid — timekravet i bokføringsreglene — Timene er den største kostnadsposten prosjektregnskapet bygger på.
- Forskuddsfaktura — hovedregelen, unntakene og a konto — A konto-fakturering forutsetter at fremdriften kan dokumenteres.
- Prosjektregnskap: slik fører du det og bruker det til styring — Kravet, innholdet, oppdatering underveis og bruk til styring.
- Arbeidsplan — kravet som slår inn så snart uka ikke er lik — Når arbeidsplan er påbudt, tofristen før iverksetting, og hva planen skal vise.
- Tidfesting — fakturadatoen bestemmer terminen, ikke betalingen — Månedsfristen for fakturering, og hvorfor fakturadatoen styrer mva-terminen.
Slik gjør Arbeidslink det
Timer og materiell føres på prosjektet de hører til, slik at kostnaden bygges opp underveis i stedet for å bli summert etterpå.