Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften §§ 8-1-1 til 8-1-4 om prosjektregnskap og timedokumentasjon i bygge- og anleggsvirksomhet, og bokføringsloven § 5.
Når kravet gjelder
Bokføringsforskriften kapittel 8 stiller krav om prosjektregnskap for bygge- og anleggsvirksomhet når vederlaget overstiger en fastsatt beløpsgrense. Kravet omfatter både kostnader og timer, og timene skal kunne henføres til det enkelte prosjektet. For en elektrikerbedrift som tar prosjekter for utbyggere og næringsbygg, treffer dette raskt, og det er verdt å innrette registreringen etter kravet uansett prosjektstørrelse.
Hva som skal med
Alle timer fordelt på person og dato, alt materiell med innkjøpspris, underentreprise, leie av utstyr, og eventuelt en fordelt andel av felleskostnader. På inntektssiden: kontraktssum, godkjente tillegg, og fakturert beløp. Det er sammenstillingen som gir verdien: påløpt kostnad mot fakturert inntekt mot vurdert ferdiggrad. Mangler en av de tre, kan du ikke si om prosjektet går bra.
- Timer per person og dato
- Materiell med faktisk innkjøpspris
- Underentreprise og utstyrsleie
- Kontraktssum og godkjente tillegg
- Fakturert beløp og vurdert ferdiggrad
Oppdater månedlig, minst
Et prosjektregnskap som settes opp ved avslutning, oppfyller kanskje formkravet, men gir ingen styring. Oppdater minst månedlig, helst ukentlig på store prosjekter. Se særlig på forholdet mellom fakturert og påløpt: har du brukt mer enn du har fakturert, finansierer du byggherren, og det er en beslutning som bør være bevisst framfor å oppdages i en likviditetskrise.
Bruk det til sluttoppgjøret
Et løpende prosjektregnskap med dokumenterte tillegg gjør sluttoppgjøret til en summering i stedet for en forhandling. Hvert varsel, hver godkjente endring og hver ekstra time har en dato og et grunnlag. Motparten kan da diskutere om kravet er berettiget, men ikke om det finnes. Det er den forskjellen som avgjør hvor mye av tilleggene du faktisk får betalt.
Vanlige spørsmål
Gjelder kravet også for oss som er underentreprenør?
Kravene i bokføringsforskriften knytter seg til bygge- og anleggsvirksomhet og vederlagets størrelse, ikke til om du er hoved- eller underentreprenør. Sjekk beløpsgrensen og innrett registreringen deretter fra prosjektets start.
Hvor lenge må prosjektregnskapet oppbevares?
Det inngår i regnskapsmaterialet og følger oppbevaringsreglene i bokføringsloven § 13. I praksis bør du beholde det minst like lenge som reklamasjonsansvaret varer, fordi det er der du finner ut hva som faktisk ble levert.
Les videre
- Timeforbruk mot budsjett: slik ser du avviket mens du kan gjøre noe — Timeoppfølgingen er den løpende delen av prosjektregnskapet.
- Uferdige arbeider: slik verdsetter du dem ved årsskiftet — Ved årsskiftet må pågående prosjekter verdsettes riktig.
- Ubetalt faktura: slik driver du inn kravet steg for steg — Trappen fra forfall til tvangsgrunnlag, med fristene som gjelder underveis.
- Risikovurdering av en installasjon: slik gjør du den kort og nyttig — Kravet, innholdet, og hvordan du dokumenterer vurderingen på en side.
- Akontofakturering: slik holder du likviditeten oppe på lange jobber — Fakturer etter fremdrift, med avtalt plan og riktig behandling av salgsdokumentet.
- FDV-dokumentasjon: slik overleverer du en pakke som godkjennes — Innholdet i elektro-FDV, innsamling underveis, og koblingen til sluttoppgjøret.
- Boligutbygger som kunde: slik blir du en aktuell leverandør — Prekvalifisering, kontraktsformer og risikoene som må prises inn.
- Dele bedriften i avdelinger: service og prosjekt hver for seg — Start delingen i regnskapet. Organisasjonskartet kommer først når tallene viser hvorfor.
- Kontoplan for elektrikerbedriften: bygget for å styre etter — Noen få valg ved oppstart avgjør om regnskapet blir rapportering eller styringsinformasjon.