Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven § 10-7 om oversikt over arbeidstiden; bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgått tid.
Kravet i arbeidsmiljøloven
Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at det foreligger en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstakeren har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og for arbeidstakernes tillitsvalgte. Formålet er kontroll med arbeidstidsbestemmelsene: at grensene for daglig og ukentlig arbeidstid, overtid og hvile faktisk holdes.
Det betyr at oversikten må vise arbeidet tid per dag, ikke bare en sum per måned. En månedssum kan ikke avsløre en tolv timers dag etterfulgt av en ny tidlig start, og det er nettopp den kombinasjonen bestemmelsene skal fange.
Kravet i bokføringsreglene
Bokføringsforskriften § 5-14 krever at bokføringspliktige som utfører tjenester der vederlaget fastsettes etter medgått tid, dokumenterer utførte timer for hver eier og ansatt. Timene skal fordeles på de enkelte oppdragene, og intern tid skal skilles ut. Kravet gjelder også når mye av arbeidet er fastpris, fordi virksomheten uansett driver med timebasert arbeid.
Dette er en kontrollbestemmelse mot uteholdt omsetning, og Skatteetaten bruker den. Timer som ikke kan knyttes til et oppdrag eller til intern tid, blir et spørsmål bedriften må svare på.
Hvordan én registrering kan dekke begge
En timeregistrering som fanger dato, start og slutt, pause, hvilket oppdrag timene gjelder, og hva slags arbeid det var, dekker begge regelverkene samtidig. Uten start- og sluttidspunkt får du ikke arbeidstidsoversikten. Uten oppdragskobling får du ikke bokføringsdokumentasjonen. Uten pause blir arbeidstidsberegningen feil.
For en bedrift med montører i felt er poenget at registreringen må skje samme dag. Timer som skrives fredag ettermiddag for hele uken, er ikke en registrering — det er en rekonstruksjon, og den holder ikke som dokumentasjon når noen spør.
- Dato, starttid, sluttid og pause.
- Oppdrag eller prosjekt timene gjelder.
- Intern tid skilt ut fra kundetid.
- Overtid identifisert, ikke bare summert.
Vanlige spørsmål
Kan de ansatte føre timene sine selv?
Ja, og det er det vanlige. Kravet gjelder at oversikten finnes og er riktig, ikke hvem som taster. Arbeidsgiver har likevel ansvaret for at den faktisk føres og er korrekt.
Kan tillitsvalgte kreve å se timene til alle ansatte?
Aml. § 10-7 gir tillitsvalgte innsyn i arbeidstidsoversikten. Innsynet gjelder arbeidstid, ikke andre personopplysninger, og bør praktiseres slik at det ikke går lenger enn formålet krever.
Les videre
- Dokumentasjon av medgått tid — timekravet i bokføringsreglene — Bokføringskravet til timer har egne regler som går lenger enn arbeidstidsoversikten.
- Overtid — vilkåret, grensene og tillegget som ikke kan avtales bort — Oversikten er det som gjør det mulig å kontrollere overtidsgrensene.
- Reklamasjonsperiode etter overtakelse — Fem år etter overtakelse der arbeidet kan komme tilbake — med alt det krever av arkiv.
- Garantibefaring etter overtakelse — Ettårsrunden der driftserfaringen samles — og der andres punkter lett blir dine.
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Vilkårene for sporing: saklig grunn, drøfting, informasjon og formålsbegrensning.
- Adgangskontroll — loggen som ikke er en timeliste — Adgangsloggen som personopplysning, formålsbegrensningen, og hva som kreves før innføring.
- Tilsyn fra Arbeidstilsynet: hva de spør om og hva du må vise — Arbeidstilsynet ser på arbeidsmiljøet, ikke elsikkerheten. Dette er dokumentene de ber om.
Slik gjør Arbeidslink det
Timer føres på jobben i mobilen, også uten dekning, og legger seg på riktig oppdrag når telefonen får nett igjen. Da er registreringen gjort samme dag, ikke på fredag.