Hjemmel og kilde
Bransjepraksis for innkjøps- og kundeavtaler i elektrobransjen, med bokføringsforskriften § 5-1-1 om at fakturaen skal vise ytelsens art og vederlag.
To matriser som lever samtidig
De fleste elektrikerbedrifter har to matriser i drift på én gang. Den ene er innkjøpsmatrisen fra grossisten, som avgjør kostprisen. Den andre er salgsmatrisen mot kundene, som avgjør salgsprisen. De har som regel ulik gruppeinndeling, og det er der problemene starter.
Stemmer ikke gruppene overens, kan bedriften ende opp med å gi høy rabatt på nettopp de varegruppene der innkjøpsbetingelsene er svakest. Det er en stille marginlekkasje som ikke synes på noen enkeltfaktura, men som er godt synlig i årsregnskapet.
Antall grupper og vedlikehold
En matrise med mange grupper ser presis ut, men blir sjelden vedlikeholdt. En matrise med få grupper er grovere, men holdes oppdatert og brukes faktisk. Det andre alternativet er nesten alltid det beste for en bedrift uten egen innkjøpsavdeling.
Sett en fast rutine: gjennomgang minst årlig, og alltid etter reforhandling med grossist. Ta med faktisk salgs- og innkjøpsstatistikk inn i gjennomgangen, slik at satsene endres der volumet faktisk er, og ikke der noen husker at det pleide å være.
- Hold antall grupper lavt nok til at matrisen faktisk vedlikeholdes.
- Sørg for at innkjøps- og salgsgrupper kan sammenlignes.
- Gjennomgå matrisen etter hver reforhandling med grossist.
Overstyring på enkeltjobber
Matrisen dekker det normale. På store tilbud gjøres det ofte en manuell overstyring, og det er helt legitimt — så lenge overstyringen er synlig og begrunnet. Problemet oppstår når overstyringen blir normalen, fordi da er det ingen som lenger vet hvilken pris som faktisk gjelder.
En god regel er at overstyring skal registreres på tilbudet med hvem som besluttet den, og at overstyrte tilbud følges opp i etterkalkylen. Da blir det synlig om overstyringene systematisk gis på tapsprosjekter, som er det vanligste mønsteret.
Vanlige spørsmål
Bør salgsmatrisen ha samme grupper som innkjøpsmatrisen?
Ikke nødvendigvis identiske, men de må kunne sammenlignes. Kan du ikke se innkjøpsbetingelse og salgsrabatt for den samme varegruppen ved siden av hverandre, er det tilfeldig om marginen blir som tenkt.
Hvor mange varegrupper bør vi ha?
Så få som mulig, men nok til å skille varer med reelt ulik margin og ulik håndteringskostnad. For de fleste elektrikerbedrifter er et fåtall grupper som faktisk vedlikeholdes bedre enn en detaljert matrise som ikke er det.
Les videre
- Grossistrabatt: der materiellmarginen faktisk avgjøres — Innkjøpsmatrisen fra grossisten er den ene halvdelen.
- Kunderabatt: hver prosent går rett i dekningsbidraget — Salgsmatrisen mot kunden er den andre halvdelen.
- Materialpåslag: betaling for jobben rundt materiellet — Påslagsmatrisen og rabattmatrisen må ses i sammenheng.
- Er reglene ulike for privatkunde og bedrift? — Samme sats for begge — men prisen skal oppgis ulikt, og virkningen er ulik.
- Innkjøpsrabatt og bonus: kontrollen som gjør at du faktisk får dem — Fire ledd der rabatten forsvinner mellom avtalen og regnskapet. Alle fire må kontrolleres.