Hjemmel og kilde
Alminnelig avtalerett, med forskrift om elektriske lavspenningsanlegg og internkontrollforskriften som ramme for eierens egne plikter til vedlikehold og internkontroll.
Hva som må defineres
Avtalen må si hvilket anlegg den gjelder, hva som inngår av periodiske kontroller, hvor ofte de skjer, hva som rapporteres, og hva som skjer når kontrollen avdekker feil. Særlig det siste er viktig: er utbedring inkludert, eller er den et separat oppdrag?
Responstid må defineres presist. «Rask utrykning» betyr ingenting; «innen fire timer på hverdager mellom sju og seksten, innen ett døgn ellers» kan både leveres og etterprøves. Uten en klar definisjon vil kunden alltid forvente mer enn bedriften har tenkt å levere.
Ansvarsforholdet til eieren
Serviceavtalen fjerner ikke eierens ansvar. Etter forskrift om elektriske lavspenningsanlegg er det eieren som har ansvaret for at anlegget er i forsvarlig stand, og for virksomheter kommer internkontrollforskriften i tillegg med krav om systematisk oppfølging av helse, miljø og sikkerhet.
En serviceavtale er derfor et hjelpemiddel eieren bruker for å oppfylle sine plikter, ikke en overføring av dem. Det bør framgå av avtalen, både for å unngå misforståelser og fordi det påvirker hva bedriften faktisk påtar seg av ansvar hvis noe går galt.
- Definer anlegg, kontrollintervall, rapportering og responstid presist.
- Avklar om utbedring inngår eller faktureres separat.
- Presiser at eierens ansvar for anlegget består.
Økonomien i avtalen
Serviceavtaler prises ofte som en fast årlig sum. Da må bedriften vite hva de planlagte kontrollene faktisk koster i timer, inkludert reise, rapportskriving og oppfølging. Er timeforbruket ikke målt, blir prisen et anslag som gjentas hvert år uten å bli korrigert.
Det andre punktet er regulering. En flerårig avtale uten prisregulering blir gradvis dårligere. Det tredje er oppsigelse: både bedriften og kunden bør kunne komme ut av avtalen med rimelig varsel, slik at en avtale som ikke lenger fungerer for noen av partene ikke må leve ut sin fulle periode.
Vanlige spørsmål
Overtar vi ansvaret for anlegget med en serviceavtale?
Nei. Eierens ansvar for at anlegget er i forsvarlig stand følger av forskrift om elektriske lavspenningsanlegg og består. Avtalen bør si dette uttrykkelig, slik at rollefordelingen er klar hvis noe går galt.
Hvordan bør serviceavtalen faktureres?
Fast periodisk fakturering er vanlig og gir forutsigbar likviditet for begge parter. Fakturaen bør vise hvilken periode og hvilket anlegg den gjelder, slik at den oppfyller kravet til ytelsens art og omfang i bokføringsforskriften § 5-1-1.
Les videre
- Rammeavtale: vilkår først, oppdrag senere — Rammeavtalen regulerer vilkår uten å binde til fast oppfølging.
- Avtalepris mot kunde: den må gjelde hele veien — Serviceavtaler inneholder nesten alltid avtalte priser.
- Reklamasjonsfrist — hvorfor elektriske anlegg som regel har fem år — Toårs- og femårsfristen, kravet om reklamasjon i rimelig tid, og kundens beføyelser.
- Må jeg ha samsvarserklæring på én stikkontakt? — Erklæring om samsvar gjelder alt arbeid på fast anlegg — også én stikkontakt.
- Driftsinstruks for elektriske anlegg — Den korte, brukte delen av FDV: hva som skal gjøres, hvor ofte og av hvem.
- Opplæring av driftspersonell ved overlevering — To timer ved overlevering som fjerner et års unødvendige utrykninger.