Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold og bokføringsloven § 13 om oppbevaring i lesbar, uendret form.
Kanalen er fri, innholdet er ikke
Det finnes ingen regel som krever papir. Kravene i bokføringsforskriften gjelder dokumentets innhold — nummer, dato, partene, art og omfang, vederlag, avgift og forfall — og de er de samme enten dokumentet skrives ut eller vedlegges en e-post.
Send fakturaen som PDF, ikke som tekst i e-postkroppen. En PDF er ett dokument med ett innhold; en e-posttekst er noe som kan bli redigert i videresending, og som ser annerledes ut hos hver mottaker.
Du må kunne vise hva du sendte
Den vanligste svakheten med e-postfaktura er ikke lovligheten, men beviset. Ved en tvist om at kunden «aldri fikk noen faktura», er det du som må kunne vise dokumentet som ble sendt, til hvilken adresse, og når.
Derfor bør fakturaen arkiveres som PDF i systemet ditt i samme øyeblikk den sendes, med tidspunkt og mottakeradresse lagret ved siden av. Å lete i sendt-mappa til en ansatt som har sluttet, er ikke et arkiv.
De tre feilene som går igjen
Feil adresse er den vanligste: fakturaen går til montørens kontaktperson på bygget i stedet for til fakturaadressen, og forsvinner. Spam er den nest vanligste, særlig hos større kunder med strenge filtre og vedleggsregler.
Den tredje er at e-post ikke er nok for kunden. Offentlige oppdragsgivere krever elektronisk faktura i et fastsatt format, og mange større private kunder krever det samme gjennom kontrakten sin. Da er ikke PDF på e-post ulovlig — den blir bare ikke betalt.
Vanlige spørsmål
Må kunden godta å få faktura elektronisk?
Mot næringskunder er det normalt uproblematisk og ofte avtalt i kontrakten. Mot privatkunder bør du ha adressen fra kunden selv, og ikke gjøre elektronisk levering til noe kunden ikke har fått vite om.
Kan jeg sende samme faktura på nytt hvis kunden ikke fant den?
Ja, som en kopi av det samme dokumentet med samme nummer og dato. Det du ikke skal gjøre, er å lage en ny faktura med nytt nummer for samme leveranse — da har du to krav i regnskapet.
Les videre
- Må jeg sende EHF-faktura? — Offentlige kunder krever et bestemt elektronisk format, ikke PDF.
- Hva gjør jeg når kunden nekter å betale? — Beviset for at fakturaen ble sendt er første spørsmål i enhver tvist.
- Hvor lenge kan elektrikeren vente med å sende regningen? — Fakturering skal skje kort tid etter levering. Sene fakturaer er lovlige, men svakere.