Hjemmel og kilde
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser og Digitaliseringsdirektoratets forvaltning av EHF-formatet.
Hva EHF egentlig er
EHF er ikke en PDF med et annet navn. Det er en strukturert datafil der hvert felt — organisasjonsnummer, ordrenummer, linjebeløp, avgiftskode — ligger i en maskinlesbar form som kundens økonomisystem kan lese uten at et menneske taster noe. Filen sendes gjennom et nettverk av aksesspunkter, ikke som vedlegg på e-post.
Det betyr at du trenger et fakturasystem som kan produsere formatet og en avtale med et aksesspunkt. For de fleste elektrikerbedrifter er dette noe fagsystemet eller regnskapssystemet gjør, ikke noe du setter opp selv.
Når kravet slår inn
Kravet følger oppdragsgiveren, ikke jobbens størrelse. Er kunden en statlig etat, et fylke, en kommune eller et offentligrettslig organ, gjelder det fra første faktura — også for en enkelt utrykning på et par timer.
I praksis får du dette servert i konkurransegrunnlaget eller rammeavtalen: fakturareferanse, bestillernummer og ofte et krav om at bestillerens referanse står på fakturaen. Mangler referansen, blir fakturaen avvist av systemet før noen har sett den, og forfallsdatoen din begynner aldri å løpe.
- Be alltid om fakturareferanse ved bestilling, ikke ved fakturering.
- Sjekk at organisasjonsnummeret du fakturerer, er den riktige enheten.
- Avviste EHF-fakturaer må ofte sendes på nytt — sett opp et varsel.
Private kunder: kontrakten avgjør
Det finnes ingen generell lovplikt til å sende EHF til private kunder. Men store byggherrer, boligbyggelag og entreprenører har gjerne lagt kravet inn i kontrakten, og noen betaler rett og slett ikke fakturaer som kommer i andre kanaler.
Det er derfor verdt å avklare fakturaveien i samme runde som prisen. Spørsmålet «hvordan vil dere ha fakturaen, og hvilken referanse skal stå på den?» tar tretti sekunder ved bestilling og sparer deg for en purrerunde som egentlig handlet om formatet.
Vanlige spørsmål
Kan jeg sende PDF til en kommune hvis de sier det er greit?
Kravet ligger i forskrift, ikke i saksbehandlerens preferanse. Selv om noen på huset sier at PDF går fint, er den formelle plikten elektronisk faktura, og fakturaen din risikerer å bli avvist i mottaket.
Hva koster det å komme i gang med EHF?
Det avhenger av systemet og aksesspunktleverandøren, og prises typisk som et abonnement eller per faktura. Skal du levere til offentlige kunder, er det en forutsetning for i det hele tatt å bli betalt.
Må kreditnotaen også sendes som EHF?
Ja. Kreditnotaen er et salgsdokument på lik linje og skal følge samme kanal som fakturaen den retter opp, ellers finner ikke kundens system sammenhengen.
Les videre
- Kan jeg sende faktura på e-post? — PDF på e-post er lovlig — men ikke nok når kunden er offentlig.
- Hvilken forfallsdato skal jeg sette? — Offentlige oppdragsgivere har egne regler om betalingstid.
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — Strukturert elektronisk faktura. Påkrevd ved salg til offentlige oppdragsgivere.
- EHF-faktura — kravet ved oppdrag for stat og kommune — Kravet om elektronisk faktura til det offentlige, og hva som må stemme for at den går inn.