Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften §§ 5-14 og 8-1-2 om dokumentasjon av medgått tid og prosjektregnskap.
Trinn 1: samle alt som ble brukt
Hent faktiske timer per montør, alt materiell med innkjøpspris, underleverandører, leie av utstyr, kjøring, og tid brukt på befaring, tilbud, dokumentasjon og fakturering. Den siste gruppen er den som mangler i de fleste etterkalkyler, og den er ofte ti til femten prosent av oppdraget. En etterkalkyle som bare teller montørtimer på stedet, gir et for pent bilde og en for lav pris neste gang.
Trinn 2: sett opp mot kalkylen linje for linje
Sammenlign ikke bare totalen. Sett kalkulert mot faktisk per post: timer, materiell, rigg, dokumentasjon. En jobb som traff totalen kan ha kostet førti prosent mer i timer og førti prosent mindre i materiell, og da har du to feil som skjuler hverandre. Neste jobb har kanskje bare den ene av dem, og da bommer du i full bredde.
Trinn 3: finn årsaken, ikke bare avviket
Et avvik er en observasjon. Årsaken er det du kan gjøre noe med. Var det adkomsten, kundeendringer, ventetid på andre fag, feil bestilling, eller rett og slett en operasjon som tar lengre tid enn du trodde? Skriv årsaken i én setning på oppdraget. Etter tjue oppdrag har du en liste over dine egne systematiske feilkilder, og den listen er mer verdt enn enhver bransjestatistikk.
Trinn 4: la kalkylen faktisk endre seg
Etterkalkyler som ikke fører til endrede normtall, er tidsbruk uten effekt. Justér tidsanslaget for den operasjonen, endre risikoposten for den kundetypen, eller stryk den jobbtypen fra sortimentet hvis den aldri går i pluss. Det siste er lov. Mange elektrikerbedrifter har én oppdragstype de taper på hver gang, og som de fortsetter med fordi ingen noensinne har regnet på den samlet.
Vanlige spørsmål
Hvor mange oppdrag bør jeg etterkalkulere?
Alle prosjekter over en viss størrelse, og et tilfeldig utvalg av småjobbene. Småjobbene er der marginen forsvinner uten at noen ser det, fordi hver enkelt er for liten til å bry seg om og summen er stor nok til å avgjøre året.
Hva om timene ikke er ført på riktig oppdrag?
Da kan du ikke etterkalkulere, og det er et grunnleggende problem, ikke et rapportproblem. Bokføringsforskriften § 5-14 krever at timene fordeles på oppdrag, så kravet finnes allerede. Fiks registreringen først, deretter kalkylen.
Les videre
- Gikk jobben med tap: slik finner du ut av det — Etterkalkylen er verktøyet, tapsanalysen er hva du gjør med svaret.
- Slik priser du en jobb riktig fra bunnen av — Etterkalkylen skal mate tilbake i kalkylen på neste oppdrag.
- Etterkalkyle: avviket mellom kalkylen og virkeligheten — Kalkyle mot faktisk per kostnadsart, og avviket brutt ned på timer og materiell.
- Timeforbruk mot budsjett: slik ser du avviket mens du kan gjøre noe — Løpende måling mot kalkyle, varselgrenser, og tiltak mens jobben pågår.
- NS 3420 og beskrivelsen du priser — Felles språk for poster og mengder — og reglene som avgjør hva prisen din dekker.
- Plunder og heft i entrepriseprosjekter — Tapt produktivitet fra tusen småting — reelt, men nesten umulig å vinne uten dokumentasjon.
- Fastpris eller regningsarbeid: slik velger du riktig form — Hvem bærer risikoen i de tre prisformene, og når passer hver av dem.
- Timeregistrering: slik får du timer som holder til lønn og faktura — Lovkravet, føring samme dag, og timer som duger til lønn, faktura og kalkyle.