Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgått tid, og arbeidsmiljøloven § 10-7 om oversikt over arbeidstiden.
Hva loven faktisk krever
Bokføringsforskriften § 5-14 krever at bokføringspliktige som selger tjenester etter tidsforbruk, dokumenterer utførte timer per dag per eier og ansatt, fordelt på intern tid og på de enkelte kunder og oppdrag. Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever i tillegg oversikt over arbeidstiden. Kravene overlapper, men de er ikke identiske: det ene handler om hva kunden faktureres, det andre om hvor mye den ansatte har arbeidet.
Samme dag, eller ikke i det hele tatt
Timer ført på fredag for hele uka er anslag. Erfaringsmessig forsvinner en til to timer per montør per uke i den formen for føring, og de forsvinner alltid i kundens favør. Sett en fast regel om at timene føres før montøren forlater adressen, eller senest før arbeidsdagen er slutt. Regelen krever et verktøy som virker uten dekning i en kjeller, ellers blir den brutt på første dårlige dag.
Én registrering, tre bruksområder
Registreringen må inneholde nok til å tjene alle tre formålene: dato, person, oppdrag, antall timer, hva som ble gjort, og hvilken timeart det er, som ordinær tid, overtid, reise eller intern tid. Med det på plass går samme registrering til lønnskjøring, til faktura og til etterkalkyle uten at noen må skrive noe om. Uten timeart går det galt i lønn. Uten oppdrag går det galt i faktura og kalkyle.
- Dato og person
- Oppdrag eller intern kode
- Antall timer og timeart
- Kort beskrivelse av utført arbeid
- Eventuelle tillegg og utlegg samme dag
Kontroll før lønn og før faktura
Legg inn to kontrollpunkter: en ukentlig gjennomgang der leder ser at alle har ført, og en kontroll før lønnskjøring der avvik fanges opp. Timer som mangler oppdaget i lønnskjøringen, er timer noen må rekonstruere, og de blir sjelden riktige. En montør som konsekvent fører færre timer enn arbeidstiden hans tilsier, jobber enten gratis eller fører dem et sted du ikke ser, og begge deler bør du vite om.
Vanlige spørsmål
Må timene føres selv ved fastpris?
Ja. Kravet i bokføringsforskriften § 5-14 er ikke betinget av prismodell for alle typer arbeid, og uansett trenger du timene til etterkalkyle og lønn. En fastprisjobb uten timeføring kan ikke evalueres, og da priser du neste jobb like blindt som denne.
Hvordan håndterer vi reisetid?
Reisetid bør ha egen timeart, både fordi den kan ha andre lønnsvilkår og fordi den ofte ikke faktureres på samme måte som arbeidstid. Ved å skille den ut ser du også hvor mye av kapasiteten som faktisk går til kjøring.
Les videre
- Kjøre lønn første gang: rekkefølge, frister og fallgruver — Timene er grunnlaget lønnskjøringen bygger på.
- Etterkalkyle steg for steg: fant du ut hva jobben kostet — Uten riktige timer per oppdrag er etterkalkyle umulig.
- Utjevningsforbindelse — Lederen som gir ledende bygningsdeler samme spenning, slik at ingen kan bli en bro mellom to.
- Timepris bygget nedenfra: lønn, faste kostnader, fortjeneste — Lønnskostnad pluss faste kostnader pluss fortjeneste, delt på fakturerbare timer.
- Akkordseddel: slik fører du den så oppgjøret blir riktig — Hva som registreres, hvor ofte, hvem som kontrollerer, og de vanligste feilene.
- Overtid og tillegg: slik håndterer du dem uten å bomme — Grenser, minstetillegg, merarbeid mot overtid, og registrering som holder.
- Fra timelønn til fastlønn: omregningen og avtalene som må på plass — Matematikken er enkel. Konflikten kommer av alt som lå utenfor timelønnen og forsvant i overgangen.
Slik gjør Arbeidslink det
I Arbeidslink føres timene i felt på selve jobben, også uten dekning, og den samme registreringen brukes videre til faktura, lønnsgrunnlag og etterkalkyle uten at noen taster den inn på nytt.