Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven § 4-2 om medvirkning og faglig utvikling, og § 4-3 om det psykososiale arbeidsmiljøet som arbeidsgiver har ansvar for å følge opp.
De fire spørsmålene
Hva har fungert godt for deg i året som gikk? Hva har vært mest frustrerende? Hva vil du lære eller kunne mer av det neste året? Og hva burde jeg som leder gjort annerledes?
Det fjerde er det viktigste og det som oftest droppes. Det er også det eneste stedet en montør får si noe om ledelsen uten at det oppleves som å klage. Still spørsmålet, hold munn i ti sekunder, og ikke svar defensivt på det som kommer. Ett ærlig svar per samtale er nok til å gjøre møtet verdt tiden.
Hold lønn utenfor
Blandes lønn inn i samtalen, handler hele møtet om lønn. Da får du ikke vite noe om hva som er frustrerende, fordi alt sies med et forhandlingsformål.
Si tydelig ved starten at dette ikke er en lønnssamtale, og at lønnsjusteringer behandles på et annet tidspunkt etter kjente kriterier. Har bedriften ikke slike kriterier, er det en større mangel enn at medarbeidersamtalen mangler. Lag dem først, så blir samtalen enklere.
Notér tre punkter og følg dem opp
Skriv ned maks tre konkrete punkter fra hver samtale: én ting den ansatte skal gjøre, én ting du skal gjøre, og én ting bedriften skal gjøre. Deretter setter du en påminnelse tre måneder fram for å sjekke om det skjedde.
Det er oppfølgingen som skiller en nyttig samtale fra et rituale. Ingenting undergraver tilliten raskere enn å bli spurt hvert år om hva som er frustrerende, og aldri se at noe endrer seg. Kan du ikke gjøre noe med et punkt, si det og forklar hvorfor — det er også et svar.
- Ett punkt til den ansatte, ett til deg, ett til bedriften
- Påminnelse tre måneder fram i kalenderen
- Si tydelig fra når noe ikke lar seg gjøre
Når samtalen avdekker noe alvorlig
Kommer det fram trakassering, konflikt, rusproblemer eller alvorlig belastning, er samtalen over som medarbeidersamtale. Da gjelder arbeidsgivers plikt til å følge opp arbeidsmiljøet, og saken skal håndteres for seg med det alvoret den fortjener.
Si det tydelig i møtet: dette tar vi videre i en egen sak, jeg kommer tilbake til deg med hva som skjer, og her er hvem som blir involvert. Ikke lov taushet du ikke kan holde. Arbeidsgiver har plikter som noen ganger krever at flere involveres, og det er bedre å si det i møtet enn å bryte et løfte etterpå.
Vanlige spørsmål
Er medarbeidersamtaler lovpålagt?
Nei, det finnes ingen generell plikt til å holde medarbeidersamtaler. Arbeidsgiver har derimot plikt til å følge opp arbeidsmiljøet og legge til rette for faglig utvikling, og samtalen er en praktisk måte å gjøre det på.
Hvem bør holde samtalen?
Nærmeste leder, altså den som faktisk følger opp arbeidet til daglig. I en liten bedrift er det eieren. Blir bedriften større, må arbeidslederne overta, ellers blir det tjue samtaler på én person.
Bør samtalen dokumenteres?
Noter de tre oppfølgingspunktene og datoen. Detaljerte referater av det som ble sagt gjør folk mer forsiktige, og du får da mindre informasjon enn du ville fått uten.
Les videre
- Beholde montører i et stramt marked: det som faktisk virker — Samtalen er stedet du hører om problemet før noen sier opp.
- Mål montørene forstår: slik setter du dem uten å skape slurv — Mål som brukes i samtalen må være få, påvirkbare og forstått.
- Konflikt mellom to montører: fra irritasjon til arbeidsmiljøsak — Når samtalen avdekker en konflikt, må den håndteres i et eget spor.
- Driftsmøte hver uke: tretti minutter som erstatter tjue telefoner — Tretti minutter med fast agenda, holdt også i travle uker. Det er da det gir mest.