Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven §§ 14-6 om arbeidsavtalens innhold, 9-1 og 9-2 om kontrolltiltak, kapittel 10 om arbeidstid, og internkontrollforskriften § 5 om skriftlige rutiner.
Grensen mot arbeidsavtalen
Arbeidsavtalen skal inneholde det arbeidsmiljøloven § 14-6 krever, og det som er individuelt avtalt: stilling, lønn, arbeidstid, prøvetid og oppsigelsesfrist. Personalhåndboken inneholder det som gjelder likt for alle: rutiner for fravær, ferieavvikling, reise, bruk av firmabil, verktøy, kontrolltiltak og varsling.
Fella er å skrive individuelle vilkår inn i håndboken. Da blir de vanskelige å endre, fordi noe som fremstår som en fast ordning kan bli oppfattet som en del av arbeidsavtalen. Skriv derfor i håndboken at den kan endres, og at endringer varsles — og hold individuelle vilkår i avtalen.
Kapitlene som er spesielle for elektrofaget
Utover de vanlige personalreglene bør en elektrikerbedrift ha egne kapitler om sikkerhet og dokumentasjon. Rutiner for arbeid på og nær spenningssatt anlegg, bruk av verneutstyr, hva som gjøres ved strømgjennomgang, og hvordan avvik meldes.
Deretter det praktiske som skaper konflikt hvis det ikke er skrevet: hvem eier verktøyet, hva skjer med det ved oppsigelse, hva som gjelder for firmabil hjem, om bilen kan brukes privat, og hvordan drivstoff og bompenger håndteres. Skriv også hvordan timer og materiell skal føres, med frist. Det er en personalregel selv om det ser ut som en systeminstruks.
- Sikkerhetsrutiner og verneutstyr
- Avviksmelding og hva som skjer etterpå
- Verktøy og firmabil: eierskap, bruk og innlevering
- Frister for timeføring og materiellregistrering
Kontrolltiltak må stå i klartekst
Bruker bedriften GPS i bilene, elektronisk kjørebok, tilgangslogging eller kameraovervåking av lageret, er dette kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Tiltakene skal ha saklig grunn, ikke være uforholdsmessig belastende, og de skal drøftes med de ansatte før de innføres.
Skriv derfor tydelig i håndboken hvilke tiltak som finnes, hva som registreres, hvem som har tilgang, hvor lenge data lagres og hva de brukes til. Et system som er innført uten at noen fikk vite hva det registrerer, skaper mistillit selv når formålet er helt legitimt.
Vanlige spørsmål
Kan vi endre personalhåndboken uten samtykke fra de ansatte?
Regler som ligger innenfor styringsretten kan endres, forutsatt at de ikke reelt er individuelt avtalte vilkår. Skriv at boken kan endres, varsle endringer, og hold individuelle vilkår i arbeidsavtalen.
Hvor lang bør en personalhåndbok være?
Kort nok til at en ny montør leser den i løpet av første uke. Blir den over tjue sider, leser ingen den, og da har du regler du tror gjelder uten at noen kjenner dem.
Les videre
- Onboarding av ny montør: opplegg for den første uka — Håndboken er en av de tingene den nye faktisk skal gjennom første uke.
- Dokumentmaler: slik lager du et sett som faktisk brukes — Håndboken hører sammen med de øvrige malene bedriften vedlikeholder.
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Kontrolltiltak i bilene har egne krav som håndboken må gjengi riktig.
- Internkontroll som holder ved tilsyn: fra perm til bevis — Flere av kapitlene i håndboken er samtidig internkontrollens rutiner.