Hjemmel og kilde
Regnskapsloven om oppstillingsplan for resultatregnskapet, standard kontoplan NS 4102 som utgangspunkt for kontonummerering, og bokføringsloven § 5 om spesifikasjon av bokførte opplysninger.
Bygg på standard kontoplan
Bruk den norske standardkontoplanen som utgangspunkt. Den er kjent for alle regnskapsførere, den kobler seg mot rapporteringen, og den gjør det enkelt å bytte system eller regnskapsfører senere.
Tilpass innenfor rammen i stedet for å finne opp noe eget. Trenger dere flere kontoer for varekjøp fordelt på varegrupper, legg dem i den serien de hører hjemme. En hjemmesnekret kontoplan gjør at ingen andre forstår regnskapet, og det merkes både ved bytte og ved salg av bedriften.
Skill de variable kostnadene tydelig
For å se dekningsbidraget trenger du at varekjøp, fremmedytelser og direkte lønn er skilt fra de faste kostnadene. Det høres selvsagt ut, men i praksis blandes ofte innleie, underentreprise og småinnkjøp inn i driftskostnader.
Sett opp egne kontoer for materiell til videresalg, innleid arbeidskraft, underentreprise, og direkte lønn til produksjon. Da kan resultatregnskapet leses som salg minus variable kostnader lik dekningsbidrag, og det er det tallet som styrer prisingen din.
- Materiell til videresalg på egen konto
- Innleie og underentreprise skilt fra hverandre
- Direkte produksjonslønn skilt fra administrasjon
- Fraktkostnader og gebyrer der de hører hjemme
Bruk dimensjoner i stedet for flere kontoer
Skal du følge avdelinger, prosjekter eller bilkostnader per bil, er dimensjoner riktig verktøy, ikke egne kontoer per enhet. Med dimensjoner kan samme konto brukes for alle, og du kan rapportere på tvers.
Bestem dimensjonene tidlig: avdeling for service og prosjekt, prosjektnummer for større jobber, og eventuelt bil eller montør der det er interessant. Krev at dimensjonen fylles ut ved registrering, ellers får du halve datasettet og en rapport ingen stoler på.
Kontoer du trenger som elektriker
Utover standardoppsettet er det noen kontoer som gjør hverdagen enklere. Egen konto for kalibrering og service på måleutstyr, fordi det er en kostnad som må følges opp. Egen konto for kurs og sertifisering, fordi den er dokumentasjon på at opplæringskravene er oppfylt. Egen konto for garanti- og reklamasjonsarbeid, fordi det er tallet du trenger når avsetningen skal beregnes.
Legg også opp kontoer som skiller bomavgifter, drivstoff og verkstedkostnader per bil. Det er den enkleste måten å oppdage at en bil koster dobbelt så mye som de andre.
Koblingen mot fagsystemet
Faktura og materiell kommer normalt fra fagsystemet, og hver artikkelgruppe må ha en konto og en avgiftskode. Er koblingen feil, havner inntektene på feil linje, og feilen gjentar seg hver måned.
Sett opp koblingen sammen med regnskapsfører, og kontroller den mot de første fakturaene etter oppsettet. Kontroller særlig avgiftskodene: salg med og uten merverdiavgift, omvendt avgiftsplikt der det er aktuelt, og utlegg som viderefaktureres. Feil her gir feil mva-melding, og det er ikke en feil du vil oppdage ved et bokettersyn.
Vanlige spørsmål
Hvor mange kontoer bør vi ha?
Så få som gir deg den informasjonen du faktisk bruker. Hver ekstra konto er en konteringsbeslutning noen må ta hver gang. Bruk heller dimensjoner der du trenger å bryte tallene ned.
Kan vi endre kontoplanen midt i året?
Det går, men sammenligningstall blir vanskeligere. Gjør større endringer ved årsskiftet, og la regnskapsfører mappe gamle kontoer mot nye slik at fjoråret fortsatt kan sammenlignes.
Trenger vi prosjektregnskap på alle jobber?
Nei. Sett en beløpsgrense der prosjektnummer er obligatorisk, og hold småjobber utenfor. For bygg- og anleggsvirksomhet gjelder egne krav til prosjektregnskap for de større oppdragene.
Les videre
- Prosjektregnskap: slik fører du det og bruker det til styring — Prosjektdimensjonen er forutsetningen for et prosjektregnskap som virker.
- Resultatregnskapet: slik leser du det som driver av en bedrift — Kontoplanen avgjør om resultatregnskapet er lesbart i det hele tatt.
- Dele bedriften i avdelinger: service og prosjekt hver for seg — Avdelingsdimensjonen er første steg mot å styre delene hver for seg.
- Koble til regnskapssystem: slik unngår du doble bilag — Kontoer og avgiftskoder må mappes riktig mot fagsystemet.
- Bytte regnskapsfører: timing, overlevering og frister som ikke må ryke — Velg tidspunkt ved årsskiftet, avtal overleveringen skriftlig, og fordel fristene i overgangen.
- Føre regnskapet selv: hva du kan overta og hva du bør la ligge — Flytt den løpende bokføringen inn, behold årsoppgjøret ute. Sjelden riktig å gjøre alt selv.