Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 5 og 6 om dokumentasjon og varetelling, og bokføringsforskriften § 6-1 om plikten til å telle varelager.
Velg sortimentet ut fra egne tall
Hent ut hvilke artikler som er brukt mest de siste seks månedene, og la de tjue til femti øverste være bilagssortimentet. Ikke la sortimentet være det montøren tilfeldigvis har samlet opp. Et bilagslager bygget på faktisk forbruk dekker som regel de aller fleste serviceoppdrag uten en eneste tur til grossisten, og det er der hele gevinsten ligger.
Registrering ved uttak, ikke ved kvelden
Materiell registreres på jobben når det brukes. Alt annet er rekonstruksjon. Skjer registreringen på telefonen mens montøren står i skapet, treffer den riktig jobb, riktig antall og riktig dag. Skjer den på kontoret på fredag, blir den omtrentlig, og differansen blir svinn. Skanning av strekkode er den raskeste metoden når artiklene er merket, og den fjerner tastefeil på artikkelnummer.
Påfyll etter forbruk, ikke etter magefølelse
Sett minimumsnivå per artikkel og fyll opp når nivået nås. Det gir en jevn påfylling i stedet for panikkinnkjøp. Er registreringen på plass, kan påfyllingsbehovet regnes ut automatisk fra forbruket. Uten registrering ender du med enten tomme biler eller et lager til femti tusen kroner per bil, og begge deler koster penger du kunne hatt.
- Minimumsnivå per artikkel i bilen
- Fast påfyllingsdag i uka
- Registrering ved uttak på jobben
- Telling av bilene minst ved årsskiftet
- Én ansvarlig per bil
Telling og ansvar
Varelageret i bilene skal telles som en del av varetellingen, og det gir også en anledning til å rydde ut det som aldri brukes. Sett én ansvarlig per bil, og gjør tellingen sammen med ham. Bedrifter som teller bilene for første gang, finner som regel både betydelige verdier og et sortiment som ikke stemmer med det bedriften faktisk selger i dag.
Vanlige spørsmål
Hvor mye materiell bør ligge i en servicebil?
Nok til å dekke de vanligste oppdragene uten kjøring, og ikke mer. Regn på hva sortimentet binder i kapital ganget med antall biler. Et for stort bilagslager er en kostnad som ingen ser, fordi den ligger spredt på fem parkeringsplasser.
Hva gjør vi med materiell som blir til overs på en jobb?
Det skal enten returneres til lageret med registrering, eller tilbakeføres fra oppdraget. Blir det liggende i bilen uten registrering, er kostnaden ført på feil jobb, og etterkalkylen din blir feil i begge retninger.
Les videre
- Vareopptelling: slik gjennomfører og dokumenterer du den — Bilene er den delen av lageret som oftest utelates i tellingen.
- Kjøretid: slik får du flere fakturerbare timer ut av dagen — Riktig bilagslager er det mest effektive tiltaket mot grossistturer.
- Slik setter du en timepris som faktisk dekker kostnadene — Regn timeprisen nedenfra: kostnad, fakturerbar andel, faste kostnader, margin.
- Samsvarserklæring: slik skriver du en som faktisk holder — Hva erklæringen dekker, hva den forutsetter, og feilene som gjør den verdiløs.
- Kapitalbinding i varelager: regn hva lageret koster å ha — Lagerverdi × lagerholdssats. Satsen er rente pluss plass, forsikring, håndtering og ukurans.
- Returnere materiell: slik gjør du det uten å tape kreditten — Returregler, frister, dokumentasjon og riktig behandling av kreditnotaen.
- Servicebil: hva den koster i året og hva den må tjene inn — Bilen er en forutsetning, ikke en investering. Regn den per fakturerbar time montøren leverer.
- Sentrallager i elektrikerbedriften: sortiment, plassering og påfyll — Riktig sortiment sparer kjøring. Registrering av uttak gjør lageret til styringsinformasjon.
- Kjøp eller leasing av varebil: regnestykket og forutsetningene — Kjøp er billigst over tid, leasing i likviditet. Valget følger hva kapitalen ellers gjør.
- Forsikre verktøy og bil: kravene som avgjør om du får erstatning — Tyveri fra bil er den vanligste skaden, og den der erstatningen oftest blir lavere enn ventet.