Hjemmel og kilde
Kjøpsloven og leverandørens returvilkår, merverdiavgiftsloven om kreditnota, og bokføringsloven § 5 om dokumentasjon av bokførte opplysninger.
Kjenn returvilkårene før du bestiller
Standardvarer i original emballasje kan som regel returneres innenfor en frist mot et returgebyr. Skaffevarer, kappet kabel og bestillingsvarer er ofte helt utelukket. Kjenner du grensen, kan du ta bedre beslutninger allerede ved bestilling: en ekstra rull kabel som ikke kan returneres, er en risiko, mens ti ekstra automater som kan returneres er en forsikring.
Rutinen som gjør at returen faktisk skjer
Overskuddsmateriell skal ut av bilen samme uke som jobben avsluttes, med registrering på hvilket oppdrag det kom fra. Sett en fast returdag. Uten den blir varen liggende til emballasjen er ødelagt og fristen er passert, og da er den enten svinn eller et bilagslager ingen har bestemt seg for. Én ansvarlig person for retur i bedriften er som regel nok til å endre dette helt.
Kreditnota og regnskap
Returen skal gi kreditnota, og kreditnotaen skal knyttes til det oppdraget varen opprinnelig ble kostnadsført på. Skjer det ikke, ser prosjektet dyrere ut enn det var, og etterkalkylen blir feil. Merverdiavgiften korrigeres i den terminen kreditnotaen utstedes. Kontroller at kreditnotaene faktisk kommer: en retur som er levert fysisk uten at kreditten dukker opp, er ganske vanlig og oppdages sjelden.
Vurder om internt gjenbruk er bedre
Med returgebyr og kjøretid kan det for standardvarer lønne seg å legge materiellet på eget lager framfor å returnere. Det forutsetter at lageret er registrert, ellers har du bare flyttet svinnet fra bilen til hylla. Regn på gebyret, kjøretiden og hvor sannsynlig det er at varen brukes innen rimelig tid, og lag en enkel regel per varegruppe framfor å vurdere hver gang.
Vanlige spørsmål
Hvor lang er returfristen vanligvis?
Det følger av leverandørens vilkår og varierer, ofte noen uker fra fakturadato. Har du en avtale, står returvilkårene der. Det viktigste er at fristen er kjent internt, for det er den som avgjør om rutinen må gå på uker eller måneder.
Kan vi fakturere kunden for materiell som ikke ble brukt?
Ved regningsarbeid faktureres det som faktisk er medgått. Overskuddsmateriell som returneres, skal ikke belastes kunden. Ved fastpris er materiellet en del av kalkylen din, og da er returen en ren intern gevinst.
Les videre
- Lager i bil: slik setter du opp et som faktisk stemmer — Retur og bilagslager er to sider av samme materiellflyt.
- Vareopptelling: slik gjennomfører og dokumenterer du den — Ureturnert materiell dukker opp som avvik i tellingen.
- Slik regner du påslag på materiell uten å tape på det — Påslag mot margin, riktig grunnlag, og hva påslaget faktisk skal dekke.
- Mva-melding steg for steg: slik leverer du uten feil — Terminer, frister og de fem avstemmingene du gjør før innsending.
- Returordningen — hvem som må ta imot EE-avfallet ditt uten å ta betalt — Mottaksplikten hos forhandler, kommunale mottak, og det som gjelder for næringsavfall.
- Bytte grossist: rekkefølgen som hindrer at det blir dyrt — Prisene er den enkle delen. Artikkelregister, restordre og returer er det som blir dyrt.
- Svinn på materiell: hvor det blir av og hva som virker — Sjelden tyveri, som regel uregistrert forbruk. Fire årsaker som ser like ut og krever ulike tiltak.