Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 5 om salgsdokumentasjon, med reglene om retting av salgsdokument; merverdiavgiftsloven § 15-9 om tidfesting.
Hvorfor sletting ikke er lov
Bokføringen skal være sporbar og fullstendig. Kunne en faktura fjernes i ettertid, ville nummerrekken fått hull og omsetningen kunne justeres i etterkant uten spor. Derfor er svaret på enhver feil en ny transaksjon som retter den første, ikke en endring av den.
Det gjelder også når fakturaen aldri ble sendt, eller når kunden aldri fikk den. Er dokumentet utstedt og bokført, er det en del av regnskapet, og det ryddes opp i med kreditnota.
Hva kreditnotaen må inneholde
Kreditnotaen er selv et salgsdokument, og skal oppfylle de samme innholdskravene som fakturaen: eget nummer i samme serie, dato, partene med organisasjonsnummer, beskrivelse, beløp og merverdiavgift. I tillegg skal den vise til den opprinnelige fakturaen, slik at koblingen er entydig for den som kontrollerer.
Krediterer du bare deler av fakturaen, skal det fremgå hvilke linjer det gjelder. Full kreditering etterfulgt av en ny og riktig faktura er ofte ryddigere enn en delkreditering med uklar tekst, særlig hvis kunden allerede har begynt å betale.
Terminen korreksjonen havner i
Kreditnotaen tidfestes som andre salgsdokumenter: den tas med i mva-meldingen for terminen den er utstedt. En faktura fra mars som krediteres i juni, gir altså utgående merverdiavgift i én termin og en reduksjon i en annen. Det er som det skal være, og det er også derfor kreditnotaer ikke skal dateres tilbake i tid.
Er terminen allerede rapportert og feilen vesentlig, kan det være riktig å korrigere selve mva-meldingen i stedet. Det er en vurdering du bør ta sammen med regnskapsfører, ikke på egen hånd i systemet.
Vanlige spørsmål
Kan jeg tilbakedatere en kreditnota til samme måned som fakturaen?
Nei. Dokumentasjonsdatoen skal være den datoen kreditnotaen faktisk utstedes. Tilbakedatering gir feil tidfesting og bryter med kravet om at bokføringen skal være sporbar.
Hva gjør jeg når kunden bare vil ha avslag på deler av regningen?
Utsted en kreditnota på det beløpet dere blir enige om, med henvisning til den opprinnelige fakturaen og en tekst som forklarer hva avslaget gjelder. Restbeløpet forfaller som normalt.
Les videre
- Salgsdokumentasjon — de punktene fakturaen må ha, uten unntak — Kreditnotaen må oppfylle de samme innholdskravene som fakturaen.
- Reklamasjonsfrist — hvorfor elektriske anlegg som regel har fem år — Prisavslag etter en reklamasjon gjennomføres i praksis med kreditnota.
- Kreditnota: den eneste riktige måten å rette en faktura — Reverserer en utstedt faktura. Den eneste lovlige måten å rette et bokført salg.
- Hvor lenge kan elektrikeren vente med å sende regningen? — Fakturering skal skje kort tid etter levering. Sene fakturaer er lovlige, men svakere.
- Når har jeg krav på prisavslag? — Når retting uteblir eller ikke er mulig. Størrelsen følger verdireduksjonen, ikke misnøyen.