Hjemmel og kilde
Folketrygdloven kapittel 8, 9 og 22, herunder reglene om dokumentasjon av inntektsgrunnlag og om avkorting av refusjonskrav som fremmes for sent.
Hva meldingen faktisk avgjør
NAV bruker inntektsmeldingen til å fastsette ytelsen den ansatte skal ha, og til å avgjøre om arbeidsgiver skal ha refusjon. Feil i inntektsgrunnlaget rammer derfor den ansatte direkte: for lav rapportert inntekt gir for lave sykepenger, og det oppdages først når pengene kommer.
Meldingen skal også vise arbeidsgiverperioden. Er perioden regnet feil — for eksempel fordi et tidligere kort fravær innenfor seksten dager ikke er tatt med — starter NAVs utbetaling på feil dato, og refusjonen blir tilsvarende feil.
Fristen som koster penger
Refusjonskrav som fremmes sent blir avkortet bakover i tid etter reglene i folketrygdloven kapittel 22. I praksis betyr det at en bedrift som glemmer inntektsmeldingen i noen måneder taper refusjonen for den eldste delen av fraværet, uansett hvor godt dokumentert kravet ellers er.
Dette er en av de mest oversette pengelekkasjene i små håndverksbedrifter. Beløpet per sak er stort nok til å merkes, men saken er sjelden stor nok til at noen prioriterer å følge den opp før årsoppgjøret, og da er fristen forbi.
- Send meldingen når arbeidsgiverperioden nærmer seg slutten, ikke etter at fraværet er over.
- Kontroller at refusjonen faktisk er mottatt og bokført mot riktig ansatt.
- Ved endring i fraværet skal det sendes ny melding, ikke en korreksjon neste måned.
Sammenhengen med a-meldingen
A-meldingen og inntektsmeldingen bygger på det samme lønnsgrunnlaget, men har ulike formål og ulike frister. A-meldingen er en månedlig rapport om det som er utbetalt; inntektsmeldingen er en hendelsesstyrt melding om et konkret fravær.
Avvik mellom de to skaper spørsmål fra NAV og forsinker saken. Er en ansatt rapportert med lav inntekt i a-meldingen fordi en lønnsart mangler, mens inntektsmeldingen viser full lønn, blir saken liggende. Å avstemme lønnsartene før meldingen sendes er raskere enn å svare på henvendelsen etterpå.
Vanlige spørsmål
Må vi sende inntektsmelding når vi ikke krever refusjon?
Ja, når NAV skal utbetale en ytelse til den ansatte. Meldingen brukes til å fastsette ytelsen selv om arbeidsgiver ikke forskutterer lønnen og dermed ikke har noe refusjonskrav.
Hva gjør vi hvis fraværet endrer seg etter at meldingen er sendt?
Send en ny inntektsmelding med de riktige opplysningene for den samme saken. Endringer skal ikke håndteres ved å justere en senere periode, fordi det gir feil grunnlag både for den ansattes ytelse og for refusjonen.
Les videre
- Sykepenger: hvem betaler hva, og fra hvilken dag — Meldingen er det som utløser NAVs del av sykepengene.
- Omsorgspenger og retten til fri ved barns sykdom — Refusjon av omsorgsdager fremmes på samme måte.
- A-melding: én rapport, fire etater, frist den 5. — De to meldingene bygger på samme lønnsgrunnlag og må stemme.
- Hvordan krever jeg refusjon av sykepenger? — Gjennom inntektsmeldingen — med riktige datoer, riktig inntekt og et tydelig refusjonskrav.