Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 5-3 og 5-4 om kontantsalg og dokumentasjon av kontantsalg, med kassasystemlova og kassasystemforskriften om krav til kassasystem.
Skillet mellom kontantsalg og kredittsalg
Kontantsalg er salg der kjøperens betalingsforpliktelse gjøres opp ved levering, uansett betalingsmiddel: kontanter, bankkort eller mobilbetaling. Kredittsalg er salg mot faktura med en betalingsfrist. Den vanlige elektrikerjobben som faktureres med fjorten dagers forfall er kredittsalg.
Skillet er avgjørende fordi kontantsalg utløser krav om kassasystem med produkterklæring og om kvittering til kunden. Bedrifter som tar imot betaling på stedet — for eksempel ved salg av småmateriell fra bilen — kan derfor bli omfattet av krav de ikke er klar over.
Unntak og praktiske løsninger
Regelverket har unntak for kontantsalg av begrenset omfang, og for salg som skjer utenfor faste forretningslokaler under nærmere vilkår. Vilkårene er konkrete, og de bør sjekkes mot bedriftens faktiske praksis framfor mot en generell oppfatning om hva som er vanlig.
Den enkleste løsningen for en håndverksbedrift er som regel å unngå kontantsalg helt: send faktura, også på små beløp og også når kunden gjerne vil gjøre opp med en gang. Da gjelder de ordinære reglene for salgsdokument, og kassaproblemstillingen oppstår ikke.
- Mobilbetaling på stedet er kontantsalg, ikke kredittsalg.
- Faktura med forfall utløser ikke kassakrav, selv på små beløp.
- Sjekk unntakene mot faktisk praksis, ikke mot en antakelse.
Dokumentasjonen kunden skal ha
Ved kontantsalg skal kjøperen få en kvittering. Er kjøperen næringsdrivende og trenger dokumentasjon for fradrag for inngående merverdiavgift, må dokumentet også oppfylle kravene til salgsdokument, blant annet med kjøpers navn og organisasjonsnummer.
Det er en vanlig kilde til irritasjon i den andre enden: en næringskunde som får en kassalapp uten eget navn, får ikke fradrag for avgiften. Spør derfor alltid om kjøperen er næringsdrivende før betalingen gjennomføres, ikke etterpå.
Vanlige spørsmål
Er mobilbetaling på stedet kontantsalg?
Ja. Kontantsalg avhenger av at betalingen skjer ved levering, ikke av hvilket betalingsmiddel som brukes. Betaling med kort eller mobil på stedet er derfor kontantsalg etter bokføringsreglene.
Kan vi unngå kassasystem ved alltid å fakturere?
Fakturasalg med betalingsfrist er ikke kontantsalg og utløser ikke kassakravet. Mange små håndverksbedrifter velger derfor bevisst å fakturere alt, også småbeløp, i stedet for å ta imot betaling på stedet.
Les videre
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Innholdskravene gjelder også når kunden betaler på stedet.
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — Elektronisk faktura er alternativet til betaling i felt.
- Hva gjør jeg når regningen er høyere enn avtalt? — Spesifikasjon, sammenligning, delbetaling av det ubestridte, og en skriftlig innsigelse før forfall.
- Når må fakturaen sendes? — Snarest mulig, senest en måned etter levering — med et eget spor for bygg og anlegg.