Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-2-2 (utstedelse av salgsdokument), bokføringsloven § 7 om ajourhold, og bokføringsforskriften kapittel 8 om bygge- og anleggsvirksomhet.
Fristen: snarest mulig, senest en måned etter levering
Bokføringsforskriften § 5-2-2 sier at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig etter levering, og senest en måned etterpå. «Levering» er når arbeidet er utført, ikke når kunden har betalt og ikke når du rakk å skrive fakturaen.
For en elektriker som avslutter en jobb 3. mars, betyr det at fakturaen skal være ute i god tid før 3. april. I praksis bør den ut samme uke: jo lenger det går, jo mer må montøren huske tilbake, og jo vanskeligere er en eventuell diskusjon om timene.
Bygg og anlegg har et eget spor
Løpende byggeprosjekter er unntatt fra den strenge månedsfristen. Bokføringsforskriften har en egen bestemmelse for bygge- og anleggsvirksomhet som lar deg fakturere i takt med arbeidets fremdrift — a konto — i stedet for å vente til hele prosjektet er ferdig.
Det er en likviditetsregel like mye som en bokføringsregel. Et prosjekt som går over ni måneder ville ellers bundet materiell og lønn i ni måneder før første krone kom inn. Poenget er at fakturaen skal følge fremdriften, ikke stå stille til slutten.
- Avtal a konto-planen skriftlig før arbeidet starter, ikke etterpå.
- Merk hver a konto-faktura med hvilken del av arbeidet den dekker.
- Sluttfakturaen viser hele vederlaget med a konto-beløpene trukket fra.
Hva forsinkelsen faktisk koster
En faktura som blir liggende koster på tre måter samtidig. Mva-en periodiseres etter fakturadato, så en faktura du utsetter til neste termin flytter også avgiften — og gjør avstemmingen rotete når du senere skal forklare hvorfor omsetningen ikke ligner på timelistene.
Så kommer likviditeten: betalingsfristen begynner ikke å løpe før fakturaen er sendt. To ukers treghet på utstedelse er to ukers utsatt innbetaling, hver eneste måned. Og til slutt kommer diskusjonene — en kunde som får regningen fem uker etter at montøren dro, husker jobben dårligere enn deg.
Vanlige spørsmål
Er det ulovlig å sende fakturaen for sent?
Det er et brudd på bokføringsforskriften, og et gjentagende mønster er noe Skatteetaten kan reagere på ved bokettersyn. Enkeltstående forsinkelser gir sjelden sanksjoner alene, men de flytter mva til feil termin — og det er selve feilen.
Kan jeg datere fakturaen tilbake til måneden jobben ble gjort?
Nei. Fakturadatoen skal være datoen dokumentet faktisk utstedes. Å tilbakedatere for å treffe en mva-termin er å dokumentere noe som ikke skjedde, og det rammes av bokføringsloven.
Hva om kunden ber meg vente med å fakturere?
Kundens ønske opphever ikke fristen. Vil kunden ha regningen senere, er riktig grep å utstede fakturaen i tide og avtale en lengre forfallsdato — da er dokumentasjonen riktig og kunden får likviditeten sin.
Les videre
- Når kan jeg fakturere a konto? — A konto er unntaket som gjør at lange prosjekter ikke tømmer kontoen din.
- Hva må stå på en faktura? — Fristen hjelper lite hvis dokumentet mangler innholdet loven krever.
- Hvilken forfallsdato skal jeg sette? — Utstedelsesfrist og forfallsdato er to helt forskjellige ting.
- Faktureringsfrist: senest en måned etter levering — Snarest mulig, og senest en måned etter levering. Fristen er en plikt.
- Hva er en samlefaktura? — Ett dokument for flere leveranser i én periode — vanlig for forvaltere og rammeavtaler.
- Må jeg ha kassasystem for kontantsalg? — Betaling ved levering er kontantsalg — også med kort. Etterfakturering er det ikke.