Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold, bokføringsloven § 10 om dokumentasjon av bokførte opplysninger og § 5 om kunde- og salgsspesifikasjon.
Punktene som må være med
Dokumentet skal ha nummer og dato, angi partene med navn og adresse, og oppgi selgerens organisasjonsnummer. Er selgeren registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Videre skal ytelsens art og omfang framgå, sammen med tidspunkt og sted for levering, vederlaget, betalingsforfall og merverdiavgift og eventuelle andre avgifter.
Det punktet som oftest svikter er ytelsens art og omfang. «Elektrikerarbeid etter avtale» sier verken hva som ble gjort eller hvor mye. Det gjør fakturaen vanskelig å kontrollere for kunden, og det svekker dokumentasjonen både hos selger og kjøper.
- Nummer og dato, partenes navn og adresse, selgerens organisasjonsnummer.
- Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret for registrerte virksomheter.
- Ytelsens art og omfang, leveringstidspunkt, vederlag, forfall og avgift.
Hvorfor kjøperens navn betyr så mye
Kjøperens navn er ikke en formalitet. Uten det er dokumentet ikke tilstrekkelig dokumentasjon for kjøperens fradrag for inngående merverdiavgift. Det er derfor en kassalapp fra grossisten uten firmanavn er et problem for den som handlet, selv om betalingen skjedde med firmakortet.
Selv står bedriften i samme situasjon andre veien: en faktura sendt til «kunden» uten fullstendig navn og adresse, eller til feil selskap i et konsern, skaper både avvisning og senere avstemmingsproblemer. Bekreft alltid fakturamottakeren skriftlig ved avtaleinngåelse.
Nummerering og sporbarhet
Fakturanumre skal være i en ubrutt serie som er maskinelt tildelt, slik at det ikke er mulig å utstede et dokument som ikke er registrert. Håndskrevne blokker og manuelt satte numre gir hull, og hull er nettopp det en kontroll ser etter.
Bokføringsloven § 5 krever i tillegg at bedriften kan vise en kundespesifikasjon og en salgsspesifikasjon. I praksis betyr det at hver enkelt faktura skal kunne spores til riktig kunde og riktig periode, og at summen av dokumentene skal stemme med det som er bokført.
Vanlige spørsmål
Hva må stå om ytelsens art og omfang?
Nok til at mottakeren kan bedømme hva som er levert. For håndverkstjenester betyr det normalt arbeidets innhold, antall timer eller mengder, og hvilket sted eller prosjekt arbeidet gjelder. En generell henvisning til avtalen er ikke tilstrekkelig.
Kan vi skrive fakturaer i et regneark?
Det er svært risikabelt. Kravet om ubrutt, maskinelt tildelt nummerserie og om at dokumentasjonen ikke kan endres i ettertid er vanskelig å oppfylle i et regneark, og et regnskap uten sporbar nummerserie får raskt avvik ved kontroll.
Les videre
- Faktureringsfrist: senest en måned etter levering — Fristen gjelder utstedelsen av dette dokumentet.
- Kreditnota: den eneste riktige måten å rette en faktura — Kreditnotaen har de samme innholdskravene.
- Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale og prosjektpapir — Salgsdokumentet er primærdokumentasjon som skal oppbevares.
- Skriftlig arbeidsavtale — fristen og de punktene som må stå der — Fristen etter aml. § 14-5 og innholdslisten i § 14-6, i praktisk form.
- Forskuddsfaktura: når kunden betaler før jobben gjøres — Betaling før levering. Tillatt, men med egne krav til dokumentasjon og avgift.
- Kontantfaktura: når betalingen skjer på stedet — Betaling ved levering utløser kassaregler; faktura med forfall gjør det ikke.
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — Strukturert elektronisk faktura. Påkrevd ved salg til offentlige oppdragsgivere.
- Peppol: aksesspunkt, adresseregister og hvorfor det stopper — Nettverket elektronisk faktura sendes i. Aksesspunkt, adresseregister, kvitteringer.
- Mva-termin: når avgiften skal meldes og betales — Seks terminer i året. Avgiften følger fakturadato, ikke når kunden betaler.
- Inngående mva: når fradraget faktisk holder — Avgift på egne innkjøp. Fradrag krever både riktig bruk og riktig dokumentasjon.