Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 (salgsdokumentets innhold), § 5-1-2 (angivelse av partene) og § 5-1-3 (nummerering).
Lista slik den står
Salgsdokumentet skal inneholde nummer og dato, selgerens og kjøperens navn, selgerens organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA hvis du er mva-registrert, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlaget, betalingsforfall, og merverdiavgiften spesifisert med avgiftsgrunnlag og sats.
Det er ikke ni tilfeldige felt. Til sammen svarer de på spørsmålet en revisor eller en saksbehandler i Skatteetaten stiller: hva ble solgt, av hvem, til hvem, når, for hvor mye, og med hvilken avgift.
- Nummer og dato — nummeret må komme fra en ubrutt serie.
- Selger og kjøper med navn, og adresse eller organisasjonsnummer.
- Organisasjonsnummeret ditt med MVA bak, når du er registrert.
- Ytelsens art og omfang — hva slags arbeid, og hvor mye.
- Leveringstidspunkt og leveringssted.
- Vederlag, avgiftsgrunnlag, mva-sats og mva-beløp.
- Forfallsdato.
«Art og omfang» er punktet folk slurver med
De formelle feltene fyller regnskapssystemet ut selv. Punktet som faktisk krever noe av deg, er art og omfang. «Elektrikerarbeid, kr 48 000» er ikke en beskrivelse av verken art eller omfang — det er et beløp med en overskrift.
En brukbar spesifikasjon skiller arbeid fra materiell, oppgir antall timer og timesats, og nevner hva arbeidet gjaldt: «Nytt sikringsskap, 3-fas, inkl. kursfortegnelse — 18,5 t à...». Det er også den beste forsikringen du har mot en kunde som ringer om tre uker og ikke kjenner igjen beløpet.
Hva som skjer når et krav mangler
Konsekvensen rammer ofte kunden hardere enn deg. En næringsdrivende kunde som mottar et salgsdokument uten organisasjonsnummer med MVA, uten kjøperangivelse eller uten spesifisert avgift, kan få fradraget for inngående merverdiavgift nektet ved kontroll. Det blir din reklamasjon å rydde opp i.
For deg selv er risikoen at dokumentasjonen ikke holder ved bokettersyn, og at et bestridt krav blir vanskeligere å inndrive: en faktura som ikke sier hva som ble levert eller når, er et svakere bevis i forliksrådet enn en som gjør det.
Vanlige spørsmål
Må kundens adresse stå på fakturaen?
Kjøperen skal angis med navn, og med adresse eller organisasjonsnummer. For en privatkunde betyr det i praksis navn og adresse; for en bedriftskunde holder navn og organisasjonsnummer.
Må jeg skrive MVA bak organisasjonsnummeret?
Ja, når du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret er selve signalet om at du har lov til å kreve inn avgift — uten dem ser dokumentet ut som om du fakturerer avgift du ikke skal ha.
Holder det med en samlelinje når kunden har fastpris?
Ved avtalt fastpris er omfanget definert av kontrakten, men fakturaen bør fortsatt vise hva fastprisen dekker og vise til avtalen. Tilleggsarbeid utenfor fastprisen må uansett spesifiseres for seg.
Les videre
- Må jeg spesifisere timer på fakturaen? — Timespesifikasjonen er punktet «art og omfang» i praksis.
- Kan jeg hoppe over et fakturanummer? — Nummerserien er ett av innholdskravene, og det med strengest form.
- Når må fakturaen sendes? — Innholdet er halve kravet — fristen for å sende er den andre halvparten.
- Betalingsoppfordring: der inkassosalæret starter — Inkassators formelle krav etter inkassoloven § 10, med egne innholdskrav.
- Hvor lenge må jeg ta vare på fakturaer? — Fem år etter regnskapsårets slutt for bilag — men samsvarserklæringer lever lenger.
- Kan jeg fakturere i utenlandsk valuta? — Ja — men mva-beløpet skal alltid stå i norske kroner på selve dokumentet.